Perslijst maken
Hoe stel je een goede perslijst samen?
Een perslijst, medialijst of verzendlijst is een lijst van journalisten, bloggers, influencers en stakeholders die je wilt gaan benaderen met je persbericht. Het opstellen van een dergelijke lijst vergt onderzoek. In dit artikel geven wij je de belangrijkste tips voor het maken van een goede perslijst.
Tips voor het maken van je perslijst:
Doe vooronderzoek
Creëer persona’s
Onderscheid soorten media
Pas je ontvangerslijsten aan per bericht
Denk niet snel en goedkoop een lijst te scoren
Niet spammen
Houd bij met wie je contact hebt gehad
Gebruik een PR-tool
Bonus: De voordelen van een PR-tool met CRM en database
Voordat je je bericht uit kunt sturen, moet je je eerst bedenken welke journalisten, redacties en platformen je allemaal wilt benaderen met je nieuws. Je kunt ook besluiten om hier niet over na te denken en blind te versturen, maar dat heeft weinig met public relations te maken; dat is simpelweg spammen. We leggen je uit hoe het wel moet.
1. Doe onderzoek
Het samenstellen van een perslijst begint met gedegen onderzoek: Welke journalist, blogger of influencer is met jouw onderwerp bezig? En belangrijker nog: Wat schrijven of maken deze journalisten precies? Ons belangrijkste advies: maak tijd voor dit onderzoek. De kwaliteit van je vooronderzoek is een belangrijke voorspeller van het succes van je PR-campagne.
Lees van elke journalist op je lijst een aantal artikelen, bekijk de programma’s die ze maken of luister een paar afleveringen van hun podcast. Zo weet je of jouw nieuws relevant voor hen kan zijn, en met welke tone-of-voice je ze het beste kunt benaderen. Speciaal voor dit onderzoekswerk hebben wij onze News Search Engine ontwikkeld. Hiermee kunnen wij de meest recente publicaties van journalisten tonen. Zo zie je snel wat de toon en schrijfstijl van de journalist is, waar hij of zij precies over publiceert en vanuit welke invalshoek. Vaak kun je hieruit opmaken hoe, en met welk nieuws, je deze journalist het beste kunt benaderen.
2. Creëer persona’s
Het maken van een aantal persona’s kan helpen om een beter beeld te krijgen van je doelgroepen en daarmee ook van welke journalisten je het beste kunt benaderen om deze doelgroepen te bereiken.
Persona’s zijn fictieve personen met de kenmerken van jouw ideale klant of doelgroep. Je kunt deze kenmerken zo gedetailleerd maken als je zelf wilt en je persona’s zelfs een naam geven. Specifiek voor PR-professionals kan het nuttig zijn om persona’s te maken van zowel de eindgebruikers van je product of dienst, als van de bijbehorende journalisten. Wij schreven een uitgebreide handleiding over het creëren van persona’s voor je PR.
3. Maak onderscheid in soorten media
Een ander belangrijk onderdeel van het maken van een goede perslijst is onderscheid maken in verschillende soorten media. In bepaalde gevallen zou het goed kunnen dat een journalist die werkzaam is voor een krant of vakblad behoefte heeft aan een ander soort persbericht dan een vlogger of de host van een podcast.
In de Smart.pr database kun je eenvoudig onderscheid maken op basis van onderwerp en media type. Zo kun je een lijst samenstellen met media die bij jouw persbericht passen.
De media die geschikt zijn voor uitgebreide teksten, zoals dagbladen en tijdschriften, kun je voorzien van een oprolbaar persbericht, zodat de journalist dit bijna 1 op 1 kan overnemen. Een Influencer op social media zal juist meer hebben aan beeldmateriaal of gratis samples, in plaats van een lang stuk tekst. Het is goed om hier rekening mee te houden bij het maken van je perslijsten.
4. Pas je ontvangerslijst aan
Het gebeurt vaak dat iemand een perslijst maakt en deze vervolgens gebruikt voor alle toekomstige persberichten. Echter kan deze strategie worden aangescherpt. Wij adviseren om vóór het versturen van je bericht nog een keer grondig door je ontvangerslijst heen te gaan. Zo kun je de contacten die in grote lijnen wel bij het onderwerp passen, maar voor wie dit specifieke bericht niet echt relevant is, uit de ontvangerslijst halen. Smart.pr biedt je de optie om de lijst of lijsten die je als ‘basis’ hebt genomen eenvoudig aan te passen voor specifieke berichten in het recipients menu.
Het beheren van je perslijsten kun je natuurlijk gewoon in Excel doen, maar een goede PR-tool met een CRM (adresboek) heeft hierbij veel voordelen die later in dit artikel nog aan bod zullen komen.
5. Denk niet snel goedkoop een lijstje te kunnen scoren
Veel mensen beginnen met rondvragen of er mensen in hun netwerk zijn die perslijsten hebben. Dit vinden wij niet de optimale strategie. Je krijgt vaak sterk verouderde gegevens. Gegevens van waar, voor wie en aan welke onderwerpen journalisten werken, verouderen veel sneller dan je denkt. Irrelevante berichten versturen is erg vervelend voor journalisten en bovendien schadelijk voor je reputatie, dus pas daarmee op!
Veel journalisten plaatsen de contactgegevens online waar ze op benaderd willen worden met nieuws. Doen ze dat niet, dan is daar meestal een reden voor. Niet alle journalisten zitten te wachten op persberichten. Een goede eerste stap is dus altijd om zelf de contactgegevens van de mensen op je perslijst op te zoeken. Kijk hiervoor in colofons, op sites van media waar ze voor werken en/of op hun social media kanalen. Dit is de werkwijze waarmee ons datateam de journalisten database van Smart.pr dagelijks up-to-date houdt.
6. NIET SPAMMEN.
Vaak denken mensen die voor het eerst een persbericht verzenden: hoe langer de lijst van ontvangers, des te groter de kans op succes. Dit is aperte onzin. We kunnen het niet vaak genoeg herhalen, maar deze aanpak is slecht voor je reputatie en storend voor journalisten.
Het succes van je persbericht hangt af van hoe goed je richt: hoe goed je je onderzoek doet. Een tweede belangrijke succesfactor is als de ontvanger je al kent. Dit is natuurlijk lastig als je net begint, maar dit is waarom wij zo stellig zeggen dat PR een langetermijninvestering is. Als je het goed doet en relevante berichten stuurt aan mensen die daar iets aan hebben, dan heb je misschien niet gelijk succes maar de volgende keer heb je vast en zeker meer kans om serieus genomen te worden en een publicatie te scoren.
7. Houd bij met wie je contact hebt gehad
Als je structureel aan PR doet, is de kans groot dat je meerdere malen contact hebt met dezelfde journalisten. Je zou kunnen proberen om dit zelf allemaal te onthouden en tot op zekere hoogte is dit zeker mogelijk. Maar via een systeem noteren met welke journalisten je contact hebt gehad en waar dit contact precies over ging, is vaak een stuk eenvoudiger, efficiënter en schaalbaarder.
Dit geldt al helemaal wanneer je in een team werkt. Het loggen van contact met journalisten is dan essentieel om te voorkomen dat er dingen tussen wal en schip vallen, of dat er dubbel contact wordt opgenomen met journalisten. Bedenk dus goed bij jezelf tot hoever dit handmatig is bij te houden, of wanneer je moet overwegen om met een CRM voor PR aan de slag te gaan.
Met de notes-functionaliteit in Smart.pr kun je notities en eerder mailcontact toevoegen aan je perscontacten. Meer weten? Vraag een gratis Smart.pr demo aan!
8. Gebruik een tool
Wij adviseren natuurlijk om een systeem met journalistendatabase en CRM aan te schaffen. Zoals gezegd verouderen de professionele gegevens van journalisten snel – en dat proces gaat steeds sneller – dus dan heb je het liefst een dataset die met liefde en aandacht wordt onderhouden door experts.
Voor je eerste bericht kun je natuurlijk proberen om zelf een perslijst in Excel bouwen. Public relations is echter een langetermijninvestering, dus als je het serieus aanpakt dan zorg je ervoor dat de moeite die je in je eerste bericht hebt gestoken doorwerkt in je volgende berichten en dat je perslijsten up-to-date blijven. Een goede PR-tool als Smart.pr, waarin de contactgegevens voor je up-to-date worden gehouden, helpt je daarbij.
De belangrijkste voordelen van een CRM en journalisten database in een goede PR-tool zijn:
Je hebt een centrale plek om samen in te werken – een netwerk bouw je samen. Het komt vaak voor dat er verschillende versies van hetzelfde Excel-bestand rondgaan. Met een goede tool voorkom je dit.
Na het versturen van je persbericht, worden de verzendgegevens en resultaten automatisch bijgehouden: je ziet van elke persoon alles wat je ze ooit hebt gestuurd, wat ze hebben geopend en welke links en bijlagen ze hebben geklikt.
Een adresboek dat helemaal op de PR-taak is gericht, zoals dat van Smart.pr, toont automatisch de artikelen bij de journalisten in je adresboek. Sla een naam op in Smart.pr en er verschijnen automatisch alle artikelen die online vindbaar zijn van deze persoon. Zo krijg je een duidelijk beeld van waar de journalist over schrijft en welke tone-of-voice passend is in je persbenadering.
Je kunt gemakkelijk notities maken en delen. Laat je collega’s bijvoorbeeld vooral weten als een journalist liever gebeld wordt of geappt, en dan het liefst voor 12 uur in de middag want daarna wordt er geschreven door deze persoon.