Waarom een CRM-systeem onmisbaar is voor goede PR

In een CRM-systeem is het wél geoorloofd om mensen in hokjes in te delen.

PR draait om het bouwen van relaties. Hier is geen hack of trucje voor. Het bouwen van menselijke relaties kost nou eenmaal tijd, en tijd is geld. Als je een serieuze investering in PR doet kun je er wel voor zorgen dat je tijd zo nuttig mogelijk wordt besteed, en dat je zoveel mogelijk uit je investering haalt. Een goed contact management systeem (CRM) kan ervoor zorgen dat je de maximale waarde haalt uit de tijd die je in de PR van je organisatie steekt. Hoe dan? In dit artikel bekijken we vijf aspecten waarmee een passend CRM jou als PR-professional kan helpen.

Onderzoek loont, maar dan moet je de resultaten wel goed documenteren

Als je vaker onze blog leest is het misschien een grijsgedraaide plaat maar we blijven erop terugkomen; gedegen onderzoek voor je PR-campagne loont. Keer op keer zien we dat het werkt. Uit ons eigen onderzoek in België bleek dat de meer ervaren PR-professionals en de meer senior communicatierollen sterker waarde hechten aan onderzoek voor het versturen van een persbericht, omdat ook zij zien dat het betere resultaten oplevert.

Bij het doen van onderzoek is het van groot belang de resultaten goed te documenteren. Als je interessante stukken, uitspraken of inzichten van journalisten vindt die relevant zijn voor jouw organisatie, sla deze dan op op een plek waar je het gemakkelijk terug kunt vinden. Je zult regelmatig informatie tegenkomen die voor je huidige campagne niet direct relevant is, maar wel voor volgende campagnes. Als je in je vooronderzoek bijvoorbeeld ziet dat een journalist een mooi stuk heeft geschreven waarin hij bedrijven vergelijkt op CO2 uitstoot en je weet dat je daar over een halfjaar mogelijk een campagne over wilt doen, dan helpt het enorm als je adresboek die journalist aanreikt op het moment dat die campagne van start gaat. Een goed CRM voor PR doet dat voor je.

Samenwerken: 1+1=3

Het netwerk van je organisatie bevindt zich hopelijk niet uitsluitend in het hoofd van één communicatieprofessional. Als dit wel zo is, dan bestaat er een risico dat deze persoon de organisatie verlaat en dat de volgende functionaris opnieuw kan beginnen.

Een goed CRM-systeem voor PR bevordert samenwerking in de organisatie. Als verschillende mensen bijdragen aan het up-to-date houden en uitbouwen van het PR-netwerk van de organisatie, dan kan dat een exponentiële toename in waarde veroorzaken. De gecombineerde netwerken van meerdere mensen hebben namelijk veel meer bereik dan individuele netwerken. Een soortgelijk principe ligt aan de basis van het succes van sociale media: via via ken je veel meer mensen dan je denkt.

Hoe kan een CRM-systeem daar dan concreet aan bijdragen? Een centraal adresboek waar iedereen die iets met communicatie van de organisatie te maken heeft gebruik van maakt helpt al enorm. De adoptie van een centraal adresboek wordt enorm vergroot als het gebruik hiervan ook nog eens gebruiksvriendelijk en laagdrempelig is. Daarbij helpen functionaliteiten als het achterlaten van notities voor elkaar, het op een overzichtelijke manier tonen wat aan wie is gestuurd en wanneer en wat de reactie was.

Een voorbeeld van een functionaliteit in Smart.pr die de drempel om bij te dragen aan de kennis in het centrale adresboek enorm verlaagt is dat je een e-mail van een journalist of influencer vanuit je eigen inbox kunt doorsturen naar de applicatie van Smart.pr (elk account heeft een eigen e-mailadres). Deze e-mail wordt automatisch – met wat magie – toegevoegd als notitie op die persoon in het adresboek.

Een slim adresboek ziet meer

De waarde van een CRM-systeem kan worden vergroot door slimme features zoals het tonen van publicaties van journalisten, en het bijhouden van e-mailstatistieken.

Als je een contact opslaat in je eigen adresboek in Smart.pr, zoekt het systeem automatisch naar publicaties in de media van die persoon. Hiervoor gebruikt de applicatie de zoekmachine van Journa.com, die elke dag het nieuws in kaart brengt. Dat betekent dat je gelijk kunt zien waar die persoon over heeft gepubliceerd, wat zijn of haar expertise is en wat standpunten en sentimenten zijn.

Het is ook handig als aan je CRM-systeem een e-mailfunctionaliteit is gekoppeld. Dan kan het systeem je namelijk tonen wie wanneer is benaderd met welk bericht, maar ook of dat bericht is aangekomen, of het is geopend en of er op links en bijlagen is geklikt. Dat kan waardevolle informatie zijn voor jou en je collega’s

Meer weten?

Een geïntegreerd journalistendatabase

Een groot pluspunt van een goedwerkend CRM-systeem voor PR-professionals is een geïntegreerde journalistendatabase die wordt bijgehouden door de aanbieder. In Nederland zijn een aantal aanbieders van dergelijke databases – zoals Smart.pr – maar de kwaliteit verschilt sterk. In dit artikel leggen we uit waar je op moet letten bij de aanschaf van een database met journalisten.

Is elk CRM-systeem geschikt voor PR?

Het gebruik van een CRM-systeem is al een grote sprong voorwaarts voor een organisatie waar de relevante informatie allemaal in de hoofden en persoonlijke rolodexen van medewerkers zit. Er bestaan tegenwoordig veel betaalbare systemen met de basisfuncties die je nodig hebt, zoals OnePage CRM, Pipedrive of Hubspot (wordt snel duurder met grotere aantallen overigens). De PR-taak is echter net anders dan de taak van customer relations management, sales en support waar de meeste van deze systemen voor ontworpen zijn. Functionaliteiten zoals een gekoppeld systeem om persberichten mee te verzenden, uitgebreide PR-statistieken, een journalistendatabase en het automatisch opzoeken van publicaties van journalisten kunnen een groot verschil maken in je PR-strategie.