‘Pssst’. Zo spreek je off the record met journalisten.
Off the record gaan met journalisten is omhuld met rookgordijnen. Het is een bruikbaar instrument, maar voelt voor sommigen toch risicovol of onoprecht. In dit artikel vertellen we je wat off the record precies inhoudt, wanneer het gebruikt kan worden en hoe je de regie in handen houdt.
Wat is off the record spreken?
'Off the record' verwijst naar informatie die in een gesprek wordt gedeeld, maar niet openbaar gemaakt mag worden of als bron geciteerd kan worden. Off the record biedt de kans om vertrouwelijke inzichten of context te delen, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over de gevolgen van publicatie. Het is echter cruciaal dat beide partijen de regels van deze informele uitwisseling respecteren om misverstanden, reputatieschade of zelfs een PR-crisis te voorkomen.
Wanneer gebruik je off the record?
Het is cruciaal om zorgvuldig na te denken over wanneer je off the record gaat. Niet alleen dien je de journalist te kunnen vertrouwen, ook is niet elke soort situatie en/of informatie geschikt om off the record te bespreken.
Vertrouwen opbouwen
Door journalisten vertrouwelijke informatie te geven, kun je een relatie van vertrouwen opbouwen. Dit kan leiden tot betere verslaggeving en verstandhouding.
Inzicht geven
Off the record-gesprekken kunnen helpen om context te geven aan nieuwsitems. Dit kan journalisten helpen bij het begrijpen van de nuances van een verhaal, wat wederom de kwaliteit van hun berichtgeving kan verbeteren.
Strategische communicatie
Als je een langetermijnstrategie hebt, kan het nuttig zijn om bepaalde details off the record te delen om de journalist voor te bereiden op toekomstige verhalen.
Gevoelige onderwerpen
Wanneer je informatie deelt die potentieel nadelig is voor individuen of organisaties, is het verstandig om dit 'off the record' te doen.
Crisiscommunicatie
In tijden van crisis kan het delen van een kijkje achter de schermen journalisten helpen om het verhaal te begrijpen.
Hoe houd je de regie in handen?
Het laatste wat je wil is dat jouw vertrouwelijk gedeelde informatie toch op straat belandt, of dat je openheid verkeerde verwachtingen schept. Houd je aan de volgende stelregels:
Maak duidelijke afspraken
Het is essentieel om voorafgaand aan het gesprek duidelijk te zijn over de status van de informatie. Zorg ervoor dat de journalist begrijpt wat off the record inhoudt en dat zij ermee instemmen. Dit voorkomt misverstanden.
Beperk de informatie
Deel alleen die informatie die echt een doel dient. Hoe minder informatie je deelt, hoe kleiner de kans dat er onbedoeld iets uitlekt. Wees selectief en doelgericht.
Bouw een relatie op
Vertrouwen is de sleutel in elke relatie. Wanneer je een goede verstandhouding hebt met een journalist, ben je veel beter in staat afspraken te maken en elkaar hieraan te houden. Investeren in een langdurige relatie zorgt ervoor dat journalisten jouw input beter op waarde kunnen schatten, en helpt hen vertrouwelijk om te gaan met de informatie die je deelt.
Volg op
Na een off the record-gesprek is het een goed idee om de journalist een follow-up te sturen. Dit kan een eenvoudig bedankje zijn, maar het biedt ook de mogelijkheid om te bevestigen welke informatie als vertrouwelijk werd beschouwd.
Wat te vermijden?
Je weet nu hoe je de regie in handen houdt, en welke onderwerpen geschikt zijn om off the record te bespreken. Wees echter wel beducht op de volgende valkuilen:
Potentieel schadelijke informatie
Alles wat je off the record deelt, kan alsnog uitlekken. Vermijd daarom het delen van échte geheimen, roddels en achterklap.
Verlies van controle
Wees erop voorbereid dat je off the record-informatie toch uitlekt, en bedenk van tevoren hoe je daarmee omgaat.
Overmatig gebruik
Gebruik off the record niet als een manier om alles geheim te houden. Dit leidt tot frustratie bij journalisten, en je loopt de kans dat ze je hele verhaal links laten liggen. Wees transparant waar mogelijk.
Conclusie
Off the record-gesprekken zijn een krachtige PR-tool, mits ze correct en ethisch worden toegepast. Het opbouwen van een sterke relatie met journalisten, het duidelijk communiceren over vertrouwelijkheid en het strategisch gebruik van deze gesprekken zorgt voor betere verslaggeving en een sterker imago voor jouw organisatie.