Zo creëer je intern draagvlak voor PR (en peuter je budget los)

Met sterke PR kun je veel bereiken, dat moge duidelijk zijn. Toch laten veel organisaties nog steeds kansen liggen. PR is typisch zo’n onderdeel van een organisatie dat belangrijk wordt geacht, maar waar de urgentie soms mist. Zo nu en dan wordt tijdens een meeting de wens uitgesproken om er ‘eindelijk eens werk van te maken’, maar deze goede bedoelingen raken vervolgens toch weer bedolven onder de dagelijkse werkzaamheden.

Als het organisaties wél lukt om een goed PR-plan te maken, dan zijn ze er nog niet. Bij Smart.pr kennen we genoeg voorbeelden van bedrijven die vol goede moed beginnen aan hun PR, maar waar na een voortvarende start de plannen toch niet van de grond komen. Wij zien twee oorzaken voor het mislukken van PR-plannen vaak terugkomen:

oorzaak 1: Er wordt te weinig budget vrijgemaakt voor PR. 

PR wordt weleens free publicity genoemd, maar dat is misleidend. Bij PR betaal je niet voor een uiting zoals bij advertenties, maar het kost wel degelijk geld. Er moeten goede verhalen uit de organisatie worden gehaald, er moet een netwerk worden onderhouden en er moeten tools worden aangeschaft. Kortom; er is structureel PR-budget nodig.

oorzaak 2: Er is geen draagvlak in de organisatie. 

PR-beleid vraagt om meer dan iemand in de organisatie die leuk kan schrijven en het ‘er wel even bij’ doet. PR-beleid gaat pas echt werken als het wordt gedragen door alle lagen van de organisatie; van het top- en middenmanagement tot de uitvoerende afdelingen.

Deze hindernissen kun je natuurlijk overwinnen. Om je op gang te helpen delen we 7 tips, gebaseerd op onze jaren ervaring in het bedienen van bedrijven die hun PR professioneel aanpakken.

TIP 1: Maak iemand verantwoordelijk voor PR.

Zorg dat er een vaste verantwoordelijke komt voor PR. Hoeveel FTE je moet spenderen, hangt af van de grootte van je organisatie en het organisatietype. Een lokale speeltuin heeft waarschijnlijk een minder grote behoefte dan een startup met een nieuwe investeringsronde op komst. In grotere organisaties loont het al snel om iemand fulltime op PR te zetten.

“PR-beleid gaat pas echt werken als het wordt gedragen door alle lagen van de organisatie.”

TIP 2: Zorg dat PR een vergaderpunt wordt bij het topmanagement.  

Wij zien veel meer succes bij organisaties waarbij het PR-beleid wordt gedragen door het topmanagement. Ben je zelf niet bij deze vergaderingen aanwezig, omdat je bijvoorbeeld geen onderdeel uitmaakt van het MT? Zorg dan via je leidinggevenden dat PR regelmatig ter sprake komt bij het topmanagement.

TIP 3: Maak een PR-plan en pitch het op zoveel mogelijk plekken

De meeste organisaties bruisen van de PR-kansen, maar zonder concreet plan blijft het stil. Klim eens op de tafel tijdens de lunch, grijp de microfoon bij de vrijdagmiddagborrel of wurm je voet tussen de deur van de board meeting en vertel over het belang van een PR-strategie. Het helpt enorm om alvast wat spraakmakende voorbeelden te verzamelen van vergelijkbare organisaties.

TIP 4: Verzamel cijfers over het belang van PR door middel van interviews.

Als je het management wilt overhalen om meer te investeren in PR, dan zul je dat moeten onderbouwen. Ga op onderzoek uit in je organisatie en verzamel overtuigende cijfers. Enkele voorbeelden:

• Als de HR-afdeling zegt dat ze betere mensen kunnen vinden als potentiële kandidaten bekend zijn met de duurzame aspecten van je product, dan is dat al een overtuigend verhaal.

• Als de supportafdeling 30% van hun tijd kwijt is met het uitleggen van een veelgehoord misverstand over het product, dan is het belang van een investering in PR ook snel aangetoond. 

• Als je ook nog met behulp van cijfers hard kunt maken dat je meer verkoopt als de afdeling sales merkt dat mensen al eens van je organisatie hebben gehoord, dan kan het management de geldkraan helemaal niet meer dichthouden.
  

“In elk intern proces moet een stap zitten met de vraag: is dit relevant voor de buitenwereld? Zo ja: haak PR aan!”

TIP 5: Haal mooie verhalen op vanaf de werkvloer. 

De meeste verhalen liggen voor het oprapen. Vaak wordt onderschat hoe leuk mensen het vinden om een kijkje in de keuken te krijgen bij een organisatie. Doe eens een bakkie met Isabel van de debiteurenadministratie of met Fernando van productontwikkeling en vraag naar grappige dingen die ze hebben meegemaakt in hun werk. Sommige verhalen kun je gelijk delen op de blog in de vorm van een interview, andere geven inspiratie voor persberichten die inspelen op marktkansen en weer andere verhalen kunnen het topmanagement inspireren om hun verhaal naar de buitenwereld aan te passen.

TIP 6: Zorg dat PR verweven raakt in je organisatie.

In alle interne processen moet een stap zitten met de vraag: is dit relevant voor de buitenwereld? Zo ja: haak PR aan! Als de resultaten van het afgelopen kwartaal goed zijn, moet de afdeling verkoop direct een ping sturen naar de PR-verantwoordelijke. Hetzelfde geldt wanneer er nieuwe mensen zijn aangetrokken, als er een belangrijke koerswijziging wordt ingezet, als er een nieuwe productlijn wordt gelanceerd, maar ook bij negatieve dingen zoals een incident op de werkvloer of een rel op social media. Maak het een gewoonte: in al deze gevallen moet de PR-afdeling in een vroeg stadium worden aangehaakt.

TIP 7: Creëer voelsprieten voor trends in de markt.

Om je communicatiebeleid af te stemmen op wat er in de wereld gebeurt, moet je natuurlijk wel op de hoogte blijven. Benut de expertise van de vakmensen in je organisatie. Zij weten wat belangrijke trends zijn omdat ze deze uit interesse volgen en doordat ze er in hun dagelijks werk mee te maken hebben. Zorg dat je in contact staat met je collega’s, volg ze op hun socials en gooi regelmatig lijntjes naar ze uit zodat ze je weten te vinden.

Image by Neil Thomas via Unplash