Maak je PR lenteklaar: in 5 stappen een grote voorjaarsschoonmaak

De lente ontluikt en dat geeft veel energie voor de traditionele voorjaarsschoonmaak. Niet alleen in en om het huis, maar ook op PR-vlak is het de hoogste tijd om de bezem erdoor te halen. 'Waar doorheen?’ hoor ik je denken. Welnu, dat leg ik je graag uit. 

1.Opschonen en aanvullen van je perslijsten

Een klus die er vaak bij inschiet in de hectiek van de dag is het opschonen van je perslijsten. Welke tool je hier ook voor gebruikt, ‘zuivere’ lijsten zijn van groot belang. Je wilt met je persberichten immers zo veel mogelijk publiciteit genereren. En dat doe je uiteraard door je adressen up to date te houden. Verschillende programma’s, Smart PR voorop, zorgen daar in grote mate zelf al voor. Maar voor je privécontacten geldt dat logischerwijs niet. Journalisten wisselen in soms hoge snelheid van werkgever of opdrachtgever, dus een regelmatige update is noodzakelijk. Ook handig: check of de telefoonnummers en mailadressen die in je telefoon staan ook in de perslijsten staan (en of ze corresponderen met elkaar).

2. Updaten van je PR-producten

Ook weer zo’n project waar je even de tijd voor moet nemen: het actualiseren van je PR-producten. Daarmee doel ik bijvoorbeeld op het bedrijfsprofiel van je klanten: de verlengde variant van de boilerplate, met daarin een beschrijving van propositie, doelgroep, omzet, aantal medewerkers, etcetera. Zo’n bedrijfsprofiel is een organisch iets. Immers, de omzet verandert, en dat geldt regelmatig ook voor het aanbod, het aantal vestigingen, en zo verder. Zorg dus dat je deze informatie regelmatig bijwerkt.

Een ander voorbeeld is de biografie van een ondernemer. En dan heb ik het niet over een heel boekwerk, maar over een verhaal van maximaal 2 A4’tjes dat een beeld geeft van iemands leven tot nu toe: opvoeding, carrière, missie, visie en ambities. Zo’n verhaal is een beproefde manier om de ondernemer in een mediarubriek te krijgen of om te pitchen voor een interview in de krant, in een tijdschrift of op de radio. Zo’n biografie moet natuurlijk wel up-to-date zijn. Er is veel dat kan veranderen. Denk aan nieuwe ambities, prijzen die de ondernemer (of zijn of haar bedrijf) heeft gewonnen, maar ook zoiets simpels als de woonplaats of manieren om te ontspannen. Ja, dat laatste is wel degelijk relevant. Journalisten vinden het namelijk ook leuk om de persoon achter de ondernemer te (leren) kennen.

3. Met de stofkam door je beeldmateriaal

Door ondernemers nog wel eens onderschat, maar door de PR-professional zeker niet: het belang van goed beeldmateriaal. Een persbericht kan nog zo goed zijn, als er geen passend beeld bij zit, laat je een flinke kans liggen. Goed beeld houdt onder meer in dat grootte en resolutie van de afbeelding in orde zijn. Met een foto kleiner dan 1 MB kunnen printmedia niets. In de snelheid van de dag sla je vaak meer foto’s op dan nodig, terwijl ze uiteraard veel ruimte in beslag nemen. Ook al heb je wellicht de beschikking over Google Drive, de ontluikende lente is hét moment om eens met de stofkam door al die foto’s te gaan. Welke zijn onbruikbaar of gedateerd?

4. Kritische blik op je website

Nu het voorjaar eraan komt, moet je website natuurlijk wel ‘voorjaarsproof’ zijn. Pagina’s waar je met een muts op in de sneeuw staat, doen de wenkbrauwen van je bezoekers fronsen. Overigens geldt dit advies zeker ook voor mijzelf, want ik sta er letterlijk in de sneeuw op (dus na het schrijven van dit blog ga ik heel rap het goede voorbeeld geven…). Idealiter zijn de foto’s op je website ‘jaargetijdeproof’. Verder is het voorjaar een goed moment om te zien of dat wat je aanbiedt nog actueel is. Als je een button hebt voor een nieuwsbrief, moet je deze natuurlijk wel daadwerkelijk versturen (wederom een note to myself…). Zo niet, haal de button er dan (tijdelijk) af.

5. Schoonmaken zorgt voor ruimte in je hoofd, maar andersom ook…

Je huis schoonmaken geeft voldoening en rust. Je maakt je hoofd leeg. Maar voordat je ook de bezem door je ‘PR-bureau’ haalt, is het raadzaam om eerst je hoofd leeg te maken. Zo kom je erachter wat je precies wil kuisen. Ga, nu het buiten weer zonnig is, op een ‘administratie-maandag’ of ‘freewheel-vrijdag’ (als een persbericht versturen niet handig is) naar het bos of het strand. Bedenk waar je staat en stel je zelf de vraag of de essentiële vragen:

-     Bedien ik nog de ideale klant?

-      Haal ik nog energie uit de werkzaamheden waar ik het meest tijd aan besteed?

Is het antwoord op deze vragen ‘nee’? Dan is het voorjaar een uitgelezen moment om je bedrijfsvoering tegen het licht te houden.

Pieter Buss is oprichter en eigenaar van Bureau Busskruit. Dat PR-bureau lanceert innovatieve startups en scale-ups in de media met doelgerichte nieuwsexplosies. Daardoor krijgen ze de naamsbekendheid die ze verdienen. Klanten zijn onder meer actief in de sectoren (duurzame) mobiliteit en logistiek en agri en food.