De Nieuwe Mailings-tab in Smart.pr

Bij Smart.pr zijn we gek op feedback van onze gebruikers. Sterker: het is dé belangrijkste bron van informatie wanneer we ons product willen verbeteren. Daarom besteden we er als bedrijf veel aandacht aan. Het teruglezen van feedback van de vorige dag is bijvoorbeeld een dagelijks ochtendritueel van onze product manager. Soms leidt feedback tot scherpe keuzes in de Smart.pr app, zoals nu met de komst van de Mailings tab. Deze blogpost neemt je mee in hoe we tot dit soort keuzes komen én vertelt je alles over deze nieuwe functie in Smart.pr. Een beetje een dag uit het leven van onze product manager dus. 🙂

Over die bomen en dan het bos niet meer zien

Inmiddels wordt Smart.pr gebruikt door honderden organisaties, waar duizenden PR professionals dagelijks werken met hulp van onze diensten. Om alle feedback die door al deze mensen gegeven wordt waardevol te maken, is structuur ongelooflijk belangrijk.

“We all need people who will give us feedback. That’s how we improve.” – Bill Gates, Microsoft

Doordat we feedback bij Smart.pr op verschillende manieren structureren, komen we vaak tot nieuwe inzichten. We delen feedback bijvoorbeeld in aan de hand van onze gebruikers (bijvoorbeeld “PR-bureau”, “Gemeente” of “Multinational”) en op basis van de indeling van de tabbladen bovenin onze tool: Dashboard, Campaigns, Contacts, Persfilter & Journa. Zo blijven we door de bomen het bos zien… Althans, meestal wel!

Feedback op de “Campaigns” tab

Wanneer we relatief veel of vaak feedback krijgen op één van de onderdelen uit de app, is dit voor ons een indicatie dat dit onderdeel extra aandacht verdient of vernieuwd moet worden. De lijst feedbackpunten over de “Campaigns” tab in Smart.pr, werd steeds langer… Én dit gold voor al onze gebruikers. Voor ons de aanleiding om dit gedeelte van de app volledig opnieuw te ontwerpen. Het ontwerp- en bouwproces startte ongeveer een jaar geleden en nu gaat de nieuwe functionaliteit dan eindelijk live. We zijn hier natuurlijk apetrots op!

“Repetitive feedback is an indicator you haven’t got the basics right, and that’s something you have to address as a priority rather than ignore.” – Sian Townsend, Instagram

Van “Campaigns” naar “Mailings”

Veelgehoorde punten waren de wens om persberichten te kunnen groeperen en de wens om ze gemakkelijker terug te kunnen vinden. Doordat een Mailing voorheen alleen gedupliceerd kon worden binnen een Campaign, werd je vroeger als Smart.pr gebruiker namelijk wat beperkt in het ordenen van je werk…

Uiteindelijk besloten we het concept “Campaigns” helemaal af te schaffen, omdat dit nodig bleek om de indeling van persberichten zo flexibel mogelijk te maken. In plaats van Campaigns, heb je nu dus Mailings, met functies die vergelijkbaar zijn met die in je Smart.pr adresboek. Mailings kun je dus indelen op basis van “tags” of lijsten.

Het grote voordeel van het ondersteunen van “tags” op een mailing, is dat je volledig vrij bent in het ordenen van je PR werkzaamheden. Voor een PR bureau zou een indeling op basis van klanten bijvoorbeeld handig kunnen zijn, waar een indeling op beleidsgebieden voor een gemeente weer logischer is. Met de nieuwe Mailings-tab kan het allemaal.

Meten is weten

De beslissing om campagnes in de ban te doen, werd natuurlijk niet zomaar gemaakt. We hebben goed gekeken naar hoe het concept “Campaigns” werd gebruikt in Smart.pr. Uit een analyse van meer dan 70.000 mailings bleek dat er gemiddeld 1.3 mailings binnen een campagne vielen. Dit betekent dat verreweg het grootste deel (meer dan 90%) van alle campagnes, uit maar 1 mailing bestond. De toegevoegde waarde van het campagneconcept bleek in de praktijk dus minimaal te zijn: een belangrijk uitgangspunt bij deze keuze om campagnes te vervangen voor het tag-systeem van de nieuwe Mailings-tab!

Meer filtermogelijkheden

Door in het nieuwe filtermenu op “mailing tags” te zoeken en filteren, krijg je direct een overzicht van alle mailings die voor jou relevant zijn. En er zijn meer filters. Want naast het filteren op tags kun je nu ook filteren op verzendstatus. Zo zie in één oogopslag welke berichten bijvoorbeeld staan gepland voor verzending in de toekomst. Je vindt het filtermenu aan de bovenkant van de linker kolom van de Mailings tab. Wil je een overzicht van alle mailings waarvan een webversie is gepubliceerd? Gebruik het nieuwe “web version” filter en Smart.pr toon je alle berichten met een actieve webversie.

Een nieuw persbericht opstellen

Ook het opstellen van een mailing is sterk vereenvoudigd. Met de nieuwe wizard word je als gebruiker stap-voor-stap door het proces van het opstellen van een bericht geloodst. Je kunt je werk op ieder gewenst moment opslaan om later verder te gaan. De interface voor het inplannen van berichten is gemoderniseerd en testberichten kunnen direct vanuit de editor worden verstuurd.

Alle opties van een mailing zijn overzichtelijk samengevoegd en zijn altijd vindbaar op dezelfde plek: via het dropdown-icoon in de rechterbovenhoek. Via dit menu is het onder andere mogelijk om mailings te dupliceren, te monitoren met Clipit of OBI4Wan of een webversie te publiceren. Het is nu ook mogelijk om niet-verzonden mailings op te slaan als .pdf of direct te printen.

Een feest van herkenning?

De belangrijkste acties, afhankelijk van de status van je bericht, worden altijd uitgelicht via de lichtblauwe actieknop. Hopelijk werkt deze consistentie en kun je als Smart.pr gebruiker dus altijd direct zien waar je aan toe bent. Voor een concept persbericht is dit bijvoorbeeld de “Edit / Send” actie en voor een bericht dat al is verzonden is dit het opvragen van de statistieken en ontvangerslijst.

Nog een handigheidje: de preview van berichten is altijd zichtbaar op het scherm. Hierdoor zijn berichten sneller te herkennen en zie je direct wat je hebt verstuurd of nog gaat versturen.

Tenslotte hebben we het terugzoeken nog gemakkelijker gemaakt door (naast de zoekfunctie natuurlijk) ook het scrollen fijner te maken. Want door het gebruik van nieuwe technologie worden mailings razendsnel ingeladen wanneer je door de lijst heen bladert. Zeker de moeite waard (en leuk!) om eens te proberen voor gebruikers die al lange tijd van ons systeem gebruik maken: in één seconde scroll je naar persberichten die jaren geleden zijn verstuurd.

Laat ons weten wat je denkt!

Alle innovaties in ons product komen tot stand dankzij jullie feedback. Met dit als drijvende kracht achter onze productontwikkeling en de continue zoektocht naar verbeteringen aan ons product, hopen we altijd één stap voor te zijn en jouw werk als PR professional sneller, gemakkelijker en leuker te maken. Dus heb je tips voor ons? Neem dan heel graag contact met ons op via mail, chat of telefoon. Ons team staat voor je klaar!

De komende weken zullen steeds meer gebruikers kennismaken met de nieuwe functionaliteiten in Smart.pr. Nieuwsgierig geworden? Laat het ons weten en we zetten jullie account direct om. Veel plezier met het gebruik!

<3

Team Smart.pr

Photo by erica steeves on Unsplash