De 8-stappen-checklist voor je PR-campagne

Een goede voorbereiding is essentieel voor het succes van een PR-campagne. Voordat je naar buiten treedt met je campagne is het belangrijk om voor en achter de schermen alles goed op orde te hebben. Hiermee leg je de basis voor je PR-succes, zowel op de korte als op de lange termijn.

Een checklist kun je zien als het fundament onder je PR-campagne. Deze zorgt ervoor dat het proces zo soepel mogelijk verloopt. Heb jij deze 8 punten op orde?

1. Begin met een plan

Zorg ervoor dat je een duidelijk plan de campagne hebt. Wat zijn je doelstellingen? Welk publiek wil je bereiken? Over welke tijdsperiode gaat het? Allemaal vragen die beantwoord moeten worden voordat je überhaupt aan je campagne kunt beginnen. Heb je hulp nodig bij het opstellen? Gebruik ons PR-plan!

2. Zorg dat je online presence op orde is

Wanneer een journalist je persbericht op wil pikken, is de kans groot dat hij of zij een background check doet. Beeld je in wat je zelf doet wanneer iemand je benadert voor een mogelijke samenwerking; je typt de naam van deze persoon in op Google, bekijkt het LinkedIn-profiel en leest je in op de website van de organisatie. Zorg er dus voor dat je al deze pagina’s en profielen goed up-to-date hebt gehouden. Een goede eerste indruk is goud waard.

3. Is je presskit volledig en up-to-date?

Journalisten hebben het altijd druk, dus idealiter neem je ze zoveel mogelijk werk uit handen. Hoe makkelijker je het voorwerk voor hen maakt, hoe soepeler hun ‘customer journey’ is, en hoe groter de kans op een publicatie. Daarnaast bespaart een goede presskit ook jou en je collega's tijd, omdat de journalist je niet meer om aanvullend materiaal hoeft te vragen.

De vier belangrijkste elementen van je presskit zijn:

• Bedrijfsinformatie

• Aantrekkelijk beeldmateriaal

• Eerdere publicaties en referenties

• Contactinformatie,stijlgids en FAQ

Meer weten over het opstellen en onderhouden van een press kit? Lees ons uitgebreide artikel. 

4. Welk beeldmateriaal heb je beschikbaar?

Is er beeldmateriaal specifiek voor deze campagne? Maak dit dan zo toegankelijk mogelijk voor de journalist. Zorg ervoor dat de afbeeldingen en video's in het juiste formaat en bestandstype worden afgeleverd. Voeg, indien nodig, ook portretfoto's van leidinggevenden en één of meerdere logo's van je organisatie toe. 

Voer je een campagne rondom een onderzoek? Zorg er dan voor dat je de data waarop het onderzoek is gebaseerd, zo overzichtelijk mogelijk kunt aanleveren bij de journalist. Het liefst voeg je hier duidelijke visuals aan toe. Dit maakt het werk van de journalist weer iets makkelijker en biedt een grotere kans dat de resultaten inclusief visuals worden overgenomen.

In dit artikel lees je meer over beeldmateriaal voor persberichten. 

5. Hoe zit het met recensies en referenties? 

Een positieve boodschap over jouw organisatie is veel geloofwaardiger wanneer deze afkomstig is van een (onafhankelijke) derde partij. Heb je recensies op je Google My Business-profiel? Heb je klantverhalen en testimonials op je website? Worden er verhalen over je organisatie gedeeld op fora? De kans is groot dat dit allemaal deel uitmaakt van de background check die journalisten doen wanneer je ze benadert met je campagne. Het kan zelfs zo zijn dat een grote klant of een onafhankelijke expert wordt gecontacteerd wanneer je je verhaal bij een journalist pitcht.

Externe opinies hebben een grote invloed. Bouw daarom goede relaties op met experts in jouw vakgebied. Reageer waar nodig op recensies op externe platforms en bovenal, houd je klanten tevreden. Goede PR begint bij het leveren van een uitstekend product of dienst.

6. Steek tijd in alle aspecten van je persbericht

Is een persbericht onderdeel van je campagne? Steek hier dan voldoende tijd en moeite in. Schrijf een oprolbaar persbericht en zorg voor een pakkende onderwerpregel. Misschien lijkt het overdreven om een paar uur na te denken over de juiste onderwerpregel, maar dit kan net het verschil maken of een journalist je mail opent of doorverwijst naar de spamfolder. Elk detail telt, en verdient dus ook de nodige aandacht. Een tip voor je onderwerpregel is om deze niet langer te maken dan 10 woorden. De open-rate daalt daarna aantoonbaar. Ook handig is onze nieuwe Smart.pr functionaliteit, waarmee je de preheader van de mailing ook aan kunt passen. Dit is de tekst die naast het onderwerp van de mailing wordt weergeven in de mailbox van de ontvanger. Weer een extra knop om aan te draaien voor een hogere open rate.

Ga daarnaast grondig door je ontvangerslijst heen, zodat je kunt gaan voor de juiste tone-of-voice en eventuele persoonlijke benadering. Voldoende tijd en aandacht besteden aan je ontvangerslijst blijkt ook uit ons meest recente onderzoek cruciaal voor een succesvol persbericht. 

7. Let goed op de informatie in je boilerplate

Een ander belangrijk onderdeel van je persbericht is je boilerplate. Hierin vind je alle contactinformatie en achtergrondinformatie van je organisatie. Zorg dat deze gegevens helemaal up-to-date zijn. Zo ben je zo goed mogelijk bereikbaar voor de journalisten die je benadert. Dit is zeer belangrijk. Daarnaast kan informatie over de organisatie, zoals het aantal werknemers en kantoren, nogal eens veranderen. Zorg er dus voor dat je de meest recente gegevens hebt toegevoegd, voordat je je persbericht verstuurt. De uitgebreide versie van deze informatie kun je kwijt in je presskit en op jullie website, maar het is goed om de belangrijkste informatie toe te voegen aan de boilerplate.

8. Bereid je woordvoerder(s) goed voor

In sommige gevallen wordt een oprolbaar persbericht vrijwel letterlijk overgenomen door een journalist. Maar zeker bij grotere publicaties zal een journalist contact opnemen met je organisatie om het een en ander te verduidelijken, aan te scherpen en om kritische vragen te stellen. Je wilt in zo’n geval niet met een mond vol tanden komen te staan, dus is een goede briefing van de woordvoerders essentieel. 

Conclusie

Zo. Dat is een hele lijst aan voorbereidingen, die nog los staan van al het werk dat in je campagne zelf gestoken moet worden. Toch zorgt de structuur en houvast ervoor dat je harde werk veel meer vruchten af gaat werpen. Veel succes!