De sender reputation in Smart.pr (NL)

Deze post geeft je alle ins en outs over de Sender Reputation in Smart.pr. We leggen uit wat het begrip precies inhoudt en waarom wij het meten. En natuurlijk vertellen we je hoe je je reputatie kunt verbeteren. Voor degenen die interesse hebben in meer context en detail: er staat een langer artikel aan het eind van deze post.

 

WAT IS DE SENDER REPUTATION?

De Sender Reputation geeft je een indicatie van of de persberichten die je met Smart.pr verstuurt, gewaardeerd worden door diens ontvangers: de journalisten en influencers die je met behulp van onze applicatie hoopt te interesseren voor jouw nieuws.

 

WAAROM IS DE SENDER REPUTATION BELANGRIJK?

Wij geloven dat goede PR draait om relaties, om het versturen van de juiste boodschap naar de juiste persoon. De Sender Reputation helpt je om te beoordelen of je hier inderdaad in slaagt.

 

WAT KAN IK DOEN OM MIJN SENDER REPUTATION TE VERBETEREN?

Wanneer je een lage Sender Reputation hebt, is de oplossing op hoofdlijnen simpel: waarschijnlijk zijn je lijsten verouderd en doe je er goed aan om je adresboek op te ruimen. Een lage Sender Reputation kan meerdere oorzaken hebben:

  • Te veel ontvangers schrijven zich uit voor jouw nieuws (unsubscribes).
  • Mensen rapporteren je emails als spam.
  • Te veel persberichten komen niet aan in de inbox van de ontvangers.
  • Te weinig ontvangers openen je emails, klikken op links of downloaden bijlages.
  • Een combinatie van bovenstaande.

 

Dit is wat je kunt doen om een goede of zelfs uitmuntende reputation op te bouwen:

  • In de tabel in de popup die je jouw Sender Reputation laat zien, kun je bekijken hoe je collega’s scoren. Wellicht zie je direct dat er ergens relatief veel unsubscribes of fails binnenkomen. Dan is dit een goede aanwijzing om eens door de contactlijsten te gaan om deze te updaten.
  • Check ook je campagnes in de laatste 3 maanden op zoek naar aanwijzingen. Welke campagnes scoorden er slechter? Met andere woorden: op welke campagnes kwamen er veel bounces terug, waarop schreven veel journalisten zich uit? Welke berichten werden relatief weinig geopend en/of waar werd nauwelijks op links geklikt of iets gedownload…of in ieder geval minder dan je zou verwachten? Onderzoek bij dit soort campagnes welke contacten en welke lijsten in je adresboek werden gebruikt. Kijk of de juisten nog up-to-date zijn, of gegevens van je contacten hierin nog juist zijn, of dat ze misschien inderdaad opgeschoond moeten worden.
  • In het algemeen helpt het enorm om specifiek onderzoek te doen naar precies die journalisten die je wilt benaderen. Waar schrijven ze over, wanneer, waarom? Wanneer je dit soort vragen goed kunt beantwoorden alvorens je persberichten verspreid naar jouw perscontacten, zal je reputatie vanzelf stijgen. Daarnaast helpt het ook om de technische instellingen van het email domein van je bedrijf te optimaliseren. Hierdoor stijgt de bezorgbaarheid van al je email verkeer via Smart.pr direct (hierover later meer in het artikel hieronder, zoek graag naar “white labeling“).

 

We hopen dat de Sender Reputation je inzicht geeft in je PR werk. Dat het je helpt spamrisico’s te verminderen en je email deliverability maximaal te maken! Laat ons graag weten wat je ervan denkt via support@smart.pr, ook wanneer je meer wilt weten over hoe je jouw reputatie zou kunnen verbeteren! We helpen je graag verder.

 


Oké, nu de basis besproken is: laten we dieper ingaan op de details van de Sender Reputation…

Sinds we Smart.pr oprichtten in 2008, zijn er letterlijk miljoenen persberichten verstuurd met onze tool. En in dit tijdperk van big data, vonden wij het nu wel eens tijd om deze getallen voor zichzelf te laten spreken. Dit artikel legt uit waarom wij erin geloven dat het belangrijk is om de Sender Reputation te monitoren. Ook vertellen we hoe de reputatie tot stand komt én daarmee: hoe je de jouwe zou kunnen verbeteren. En hoewel er inderdaad veel inzicht schuilt in al die data: de getallen zeggen niets zonder de menselijke interpretatie ervan. Veel succes met het boosten van jouw repuatatie en enjoy!

 

Wat is de Sender Reputation in Smart.pr precies?

Wanneer we het hebben over Sender Reputation, richten wij ons op getallen. Alleen getallen. In dit geval zijn dit de opgetelde click-rates van de ontvangers van je persberichten: de percentages van je persberichten die aangeklikt, geopend, of alleen verzonden werden. Berichten die niet konden worden bezorgd, waarop de ontvanger zich uitschreef, of waarvan hij/zij rapporteerde dat het bericht ongewenste spam bevatte. Gezamenlijk en gemeten ten opzichte van het totale aantal berichten dat je verzendt als gebruiker van Smart.pr, bepalen deze getallen jouw Sender Reputation. De uitleg van de exacte berekening volgt later..

 

Wat de Sender Reputation niet is

Sommige van de persberichten die met Smart.pr verzonden worden, zijn absoluut fantastisch. Anderen laten ongetwijfeld (veel) ruimte voor verbetering… Waarom is dit relevant? Wel, een groot deel van wat en persbericht geweldig maakt, draait natuurlijk om de inhoud van dit bericht. Deze inhoud moeten we in dit artikel helaas geheel buiten beschouwing laten, aangezien wij niet automatisch tracken, labelen, of indiceren wat er precies geschreven wordt in al die persberichten. Uiteraard is dit jammer, omdat de inhoud juist zo bepalend is voor succes. Echter, zo lang wij niet automatisch willen of kunnen tracken wat onze gebruikers schrijven – en zolang via ons product inderdaad nieuws verspreid wordt waar ontvangers blij mee zijn – zouden we goed moeten zitten. Denk dus altijd goed na waar de interesses liggen van een ontvanger van je persbericht.

Waar de Sender Reputation ook niet over gaat, is over je email instellingen. Het white labelen van de DNS instellingen van je email domein, is bijvoorbeeld een technische methode die je kunt gebruiken om de algemene bezorgbaarheid (deliverability) van je persberichten te verhogen. Dit omdat nadat je je domein het gewhitelabeled, je jouw persberichten van je eigen domein en IP adres verzendt. Wij helpen je graag om de stappen te zetten die nodig zijn voor de uitvoering van deze procedure: stuur ons hiervoor graag een email op support@smart.pr. Dit artikel gaat echter niet verder in op deze technische strategie.

Dus in alles dat volgt: laat graag de PR inhoud en de opties voor white labeling buiten beschouwing.

 

Waarom zou je de Sender Reputation monitoren?

De click-rates van je persberichten kunnen je enorme inzichten geven over je PR werkzaamheden. Omdat de Sender Reputation bestaat uit opgetelde en gewogen gemiddeldes van deze click-rates, helpt deze score je om in één oogopslag te zien hoe je ervoor staat.  En hoe je, samen met je collega’s, je PR impact kunt verhogen. Wat als Smart.pr gebruiker wil je waarschijnlijk dat je berichten aankomen. En niet alleen aankomen, maar ook nog geopend en aangeklikt. Dit is waarom we de reputatie monitoren: om je te helpen jouw reputatie te verhogen op basis van cijfers. Dit is de positieve kant van de Sender Reputation.

Uiteraard is er ook een nagetievere kant. Dit heeft in het algemeen te maken met spamming. Iedereen is bekend met spam en we weten allemaal hoe vervelend een overvolle inbox is – zeker wanneer berichten totaal niet gewenst zijn. Gelukkig wordt spam wereldwijd steeds harder aangepakt. Grote en bepalende internetbedrijven zoals Google, Yahoo en Microsoft treden door hun resctrictievere beleid steeds duidelijker op tegen spam. En deze trend zorgt er gelukkig voor dat onze inboxes schoner worden én blijven.

Als de dagelijkse ontvangers van email (en spam): hiep hiep hoera natuurlijk! Als verzender van email via het platform van Smart.pr: een belangrijke ontwikkeling om je altijd van bewust te zijn. Het feit dat wereldwijde maatregelen tegen spam stricter worden, betekent dat je je aan steeds strengere regels moet houden. Tenminste, als je in de inbox van de ontvangers van jouw persberichten terecht wilt blijven komen. En dat wil je, denken wij. Dus daarom geven we je inzicht in je Sender Reputation, zodat je ervoor kunt zorgen dat deze in orde is en je deliverability (de bezorgbaarheid van je berichten) maximaal blijft. Goeie deal, geloven wij.

Ter illustratie: je Sender Reputation is uiteindelijk bepalend voor de bezorgbaarheid van alle berichten die je verzendt. Dit betekent dat wanneer er vorige maand veel uitschrijvingen plaatsvonden op emails vanuit jouw IP adres, dat de emails die je deze maand verstuurt allen worden gemarkeerd met een hoger spamrisico voor diens ontvangers. En deze persberichten dus niet zo goed bezorgd kunnen worden als voorheen. Verzamel je enkele maanden op rij veel uitschrijvingen en je loopt het risico dat je IP adres op een zwarte lijst terecht komt. Dit zou het voor langere tijd onmogelijk maken om email te verzenden. Met veel PR-, marketing- en zelfs bedrijfsprocessen die zwaar leunen op email als communicatiemiddel, is dit een risico dat je als organisatie niet graag loopt.

Goed. Dus zowel vanuit een positief als vanuit een negatief perspectief, des te meer reden om je bewust te zijn van je Sender Reputation.

 

De Sender Reputation wordt continu geoptimaliseerd

De methode om de Sender Reputation te berekenen, geldt voor zowel individuele Smart.pr verzenders als voor je bedrijf als geheel (bestaande uit de reputaties van alle Smart.pr verzenders bij elkaar opgeteld). Let erop dat we in dit artikel alleen de ruwe berekeningen van de Sender Reputation laten zien. De reden hiervoor is dat de reputatieformules continu worden geoptimaliseerd – en er dus geen “definitieve” versie bestaat. Wanneer je hier graag inzicht in zou willen, kunnen we op verzoek een gedetailleerde berekening van de reputatie delen, met daarin de meest recente aanpassingen.

 

Het berekenen van de Sender Reputation

We gaan deze berekening stap voor stap doornemen. Ten eerste moet elke Sender Reputation up-to-date zijn. Daarom berekenen we een lopend gemiddelde over de afgelopen 90 dagen, circa 3 maanden. Ook is er enige body in de berekening nodig (op basis van 3 test emails kunnen we geen berekening maken). Daarom wordt er pas een reputatiescore berekend wanneer je meer dan 100 berichten verstuurd hebt in deze afgelopen 90 dagen. Let op: dit kunnen dus ook 100 recipients zijn in slechts 1 campagne.

Ten tweede, de uiteindelijke Sender Reputation bestaat uit 4 factoren, te weten:

  • Een click (bijvoorbeeld om een bijlage te downloaden)
  • Een open (om de email te lezen)
  • Een fail (wanneer je bericht überhaupt niet kan worden bezorgd)
  • Een opt-out (je bericht werd wél bezorgd en geopend, echter koos de ontvanger er actief voor om zich uit te schrijven voor jouw nieuws).

Deze 4 factoren zijn een weerspiegeling van het gedrag van een ontvanger, wanneer hij of zij een persbericht van je krijgt.

Ten derde, we berekenen deze factoren eerst apart. Voor elke factor bepalen we dus eerst de individuele drempelwaarden voor wat wordt gezien als uitmuntend, goed, redelijk en ondermaats (excellent, good, fair & poor). Deze drempels zijn gebaseerd op standaardwaarden in emailverkeer en op onze eigen ervaring (m.a.w. de historische opgetelde en gemiddelde click-rates en reputaties van alle Smart.pr gebruikers). Afhankelijk van waar een waarde binnen deze verschillende drempelwaardes valt, wordt aan elke factor (click, open, fail, opt-out) een score tussen 0.0 en 1.0 toegekend. Dus na deze stap zijn er 4 individuele scores, één voor elke factor apart.

Tenslotte worden deze scores voor elke individuele factor samengebracht in de overkoepelende Sender Reputation op een schaal van 0% tot 100%. Dit is een gewogen gemiddelde van de individuele scores. De generieke uitleg voor de gewichten die aan de 4 factoren worden toegekend, is als volgt: clicks vormen een bewuste actie van de ontvanger en zijn daarmee een goede indicator dat een journalist interesse heeft in jouw nieuws. Deze clicks kennen daarom een sterk positief gewicht. Vanwege inbox-instellingen bij de ontvanger (bijvoorbeeld het automatisch openen van een bericht), zijn opens een minder betrouwbare indicator. Daarom kent deze actie een lager positief gewicht. Fails zijn een sterke indicator van een verkeerd of gedateerd email adres van de ontvanger – en worden daarom negatief gewogen. Opt-outs tenslotte vertegenwoordigen een bewuste negatieve actie van de ontvanger en zijn daarmee een sterke indicator van ongewenste berichtgeving of spam. Net als Google en de andere bedrijven die eerder genoemd werden, vinden wij spam per definitie ongewenst. Spam is zeer schadelijk voor de relatie tussen PR en journalistiek en moet daarom het zwaarste negatieve gewicht krijgen.

Samen vormen deze factoren de overkoepelende reputatiescore, eenvoudig leesbaar op een schaal van 0% tot 100%. In de app kun je deze Sender Reputation altijd zien in de rechterbovenhoek. Dit is dus de gemiddelde reputatie van alle verzenders van email in jouw account. Het screenshot hieronder laat bijvoorbeeld een Sender Reputation van 93% zien.

 

Smart.pr Sender Reputation

 

Zoek aanwijzingen om te verbeteren: the devil is in the detail

In de overkoepelende reputatiescore mis je uiteraard de details. Maar door op de Sender Reputation te klikken, open je het menu met meer gedetailleerde info over de individuele reputatiefactoren van jezelf en al je collega’s. In de tabel zien je de click-rates voor elke verzender van email. Ook zie je de totale scores. Om te weten hoe je je reputatie kunt verbeteren, helpt het om te zoeken naar uitzonderingen. Deze kunnen je een idee geven waar je specifiek op kunt sturen ter verbetering van de overall score. Want in deze overkoepelende score wordt natuurlijk gecompenseerd: misschien zijn je clicks dusdanig hoog dat je niet snel genoeg opmerkt dat je eigenlijk een bovengemiddeld aantal fails verzameld. En dat je berichten dus niet zo heel goed aankomen. We stelden de overkoepelende formule zo op dat je in principe alle outliers zou moeten opmerken, toch blijven de  details hier altijd van belang…

In het screenshot hieronder bijvoorbeeld, zie je dat San Corp’s overkoepelende Sender Reputation 91% bedraagt, wat goed is. Desalniettemin zou het kunnen lonen om even te kijken naar hoe Peter en Garrett te werk gaan. Peter verzond persberichten naar 34 ontvangers, waarvan bijna 6% zich uitschreef. Dit is veel te hoog, een streven van 1% of minder is realistisch. En Garrett, hoewel hij nog niet veel berichten verstuurde, kreeg 2 uitschrijvingen binnen op de 2 emails die hij verstuurde. Misschien helpt het om even te praten met Claire. Zij gaat heel goed, met een Sender Reputation van 100% na verzending naar 26 ontvangers. Zoals je uit de tabel zou kunnen afleiden, wordt maar liefst 92,3% van al haar persberichten ofwel geopend ofwel aangeklikt, dus dat is behoorlijk indrukwekkend.

 

sender-reputation-smart-pr-3

* Uiteraard zijn dit geen echte namen of getallen…

 

Tot slot nog 2 korte voorbeelden: mocht je een lage Sender Reputation hebben, neem dan graag een kijkje in de tabel in de app en zoek naar signalen. In het geval dat je algemene statistieken er prima uitzien, maar er veel fails zijn en er dus een groot deel van je persberichten niet aankomt, dan zijn deze fails waarschijnlijk de reden voor een lage reputatie. Opt-outs zijn een nog hardere indicator dat er iets niet goed gaat, met alle bovengenoemde risico’s van dien. Zeer waarschijnlijk kun je je Sender Reputation sterk verbeteren door meer onderzoek te doen naar de interessegebieden van de journalisten waar je berichten aan verstuurt. Ook kan het enorm veel schelen om de (mogelijk verouderde?) lijsten in je adresboek eens flink op te schonen.

Aan de andere kant, wanneer je Sender Reputation nu al goed is, maar je wilt werken om deze echt uitmuntend te maken: ga ervoor! Misschien kun je er door uitgebreider onderzoek voor zorgen dat nóg minder mensen zich uitschrijven voor jouw berichten. Of wellicht kun je je perslijsten optimaliseren en zo de fails echt tot een minimum beperken. Of ja, je maakt je tone-of-voice en content zó ongelooflijk aantrekkelijk dat je clicks simpelweg door het dak gaan!

Wat de status van je Sender Reputation op dit moment ook is: we hopen dat we je door deze nieuwe functie in onze app opnieuw meer inzicht geven in de effecten van jouw PR werk. We hopen je te helpen om spamrisico’s te verminderen en je email deliverability maximaal te maken! Zo haal je het meest uit jouw PR.

Mocht je meer informatie willen over de Sender Reputation laat het ons dan heel graag weten via support@smart.pr. Óók als je je IP adres wilt white labelen om zo ook technisch meer controle over je verzendingen te krijgen. We helpen je graag verder!

<3

Team Smart.pr

Blog