Nieuwe importfunctie in Smart.pr

Er is iets nieuws in de tool van Smart.pr. Vanaf vandaag kun je jouw contacten namelijk nóg gemakkelijker importeren. Waarom? Omdat wij erin geloven dat jouw persoonlijke relaties het meest waardevolle onderdeel van jouw PR zijn. Beter dus dat je daar dan zo goed mogelijk gebruik van kunt maken! Deze nieuwe importfunctie helpt je daarbij.

Want vanaf nu is het niet alleen mogelijk om gemakkelijker te importeren, ook kun je én meer contacten tegelijk én meer informatie per contact importeren. Dit geeft je alle controle over je adresboek en zorgt voor strakke perslijsten. Eerst stuntelde je om een journalist tegelijkertijd in meerdere lijsten te importeren. Om de kolommen precies in de juiste volgorde te zetten. Om dubbele contacten te voorkomen… Tenslotte moest alles in één scherm, tegelijkertijd. Hierdoor raakte je het overzicht nog al eens kwijt. Moeilijk! Nu hebben we de import workflow aangepakt. Wat? Precies. De workflow. We hebben bekeken hoe je in stapjes van A tot Z komt. Bij elke stap geef je ons iets meer informatie, waardoor aan het eind jouw import staat als een huis. Makkelijk!

In de app, in de “Contacts” tab, klik je op het plusje in de middelste kolom en kies je vervolgens voor “Import contacts”:

Screen-Shot-2015-06-09-at-21.54.55-1024x542

In de popup die volgt, selecteer je jouw Excelbestand met mediacontacten. Let erop dat dit bestand maar één tabblad heeft!

2-1024x568

Vervolgens voer je in onze tool alles stap voor stap op de juiste manier in. Handig wanneer je een nieuw account wilt opzetten of een grote perslijst wilt verwerken. Met de pijlen links- en rechtsboven kun je altijd heen en weer terug.

In het screenshot hieronder zie je de volgende 3 opties uitgelegd; Vertel ons allereerst graag precies hoe we jouw bestand moeten lezen, door de dropdown menu’s te gebruiken in de app. Per kolom kun je aangeven welke informatie deze draagt. En wil je een kolom niet importeren? Kies dan voor “unselected”.

Wanneer je tegelijkertijd meerdere media, telefoonnummers, e-mail adressen, websites of lijsten wilt toekennen aan de contacten van je import, dan kan dat vanaf nu. Let erop op dat je deze informatie splitst met komma’s.

Ook kun je onderaan aangeven of je Excel bestand een titelrij heeft of niet. Klik het vakje aan of uit om te zien wat het verschil is.

3-1024x578

Wanneer je “Next Step: Preview” klikt, krijg je een voorvertoning te zien van je import. En blijkt dan toch dat je per ongeluk een fout hebt gemaakt? Staat er een verkeerd e-mailadres in je file? Geen zorg, je kunt deze vergissingen één voor één repareren in de app. Bovenin de rood/groene balk zie je je voortgang. Hieronder links zie je een e-mail adres zonder apenstaartje. Rechts de gecorrigeerde versie. En wanneer er wel érg veel fouten in de import lijken te zitten, kijk dan nog eens of je de kolommen op de goede manier hebt geselecteerd.

4-1024x283

Ben je klaar met corrigeren? Vertel ons dan wat we met de e-mail adressen moeten doen die we bij de import al herkennen in jouw adresboek. Normaalgesproken gebruiken we dan niet de importcontacten, maar de contacten die reeds in jouw adresboek staan. We zetten de personen uit de import wel in de nieuwe lijsten die je hebt aangegeven. Handig, want zo voorkom je dubbele contacten. En wil je toch gewoon alles importeren, geef dit dan aan door het vakje op “uit” te zetten. En vergeet niet je eigen e-mail adres te controleren, zodat we je kunnen bereiken wanneer je import klaar is:

Screen-Shot-2015-06-09-at-22.22.15-1024x540

Je kunt je import altijd terugvinden. Wij maken namelijk een extra lijst aan, met jouw gebruikersnaam en de datum en tijd van je import.

Tenslotte: wanneer je je import afgerond hebt, moeten wij deze even verwerken. Afhankelijk van de drukte op de servers, duurt dit van enkele minuten tot een paar uur in extreme gevallen (zeer groot importbestand, enorme drukte op de server). Maar meestal gaat het snel. Je ontvangt een notificatie met de bevestiging van een geslaagde import op het e-mail adres dat je hebt opgegeven. Dus hou je inbox in de gaten voor een e-mail met als onderwerp: “Smart.pr import notification“. Op dat moment staat jouw import klaar in je adresboek.

Email-programmas-copy-1024x251

Veel informatie! Dus: ga snel naar de app om het allemaal zelf uit te proberen. Het duurt maar een paar minuten om het te testen. En kom je er niet helemaal uit? Neem gerust contact met ons op via support@smart.pr of bel even met telefoonnummer 020 – 751 66 29. Ons team staat uiteraard voor je klaar.

Veel PR succes!

 

<3

Team Smart.pr

Blog