Gewijzigde Gebruiksvoorwaarden, Privacy Policies & Verwerkersovereenkomst

Eind 2017 schreven we op het blog over de komst van de nieuwe Europese privacywet, de AVG. Over hoe wij, in relatie tot deze wijzigingen, Persfilter.nl startten. Als gevolg van deze veranderingen, wijzigen nu ook de gebruiksvoorwaarden van Smart.pr. Verder dient door de AVG verplichte verwerkersovereenkomst zich aan. Én de privacy policies van Smart.pr en Persfilter.nl wijzigen tenslotte. Deze blogpost vertelt je er alles over.

 

Iedereen die gebruik maakt van online diensten heeft er de afgelopen periode mee te maken gehad: de popups waarin melding wordt gemaakt van nieuwe gebruiksvoorwaarden, privacy policies en verwerkersovereenkomsten. Niet verrassend, want op 25 mei 2018 wordt de nieuwe Europese privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), van kracht. Ieder bedrijf dat persoonsgegevens verwerkt van mensen afkomstig uit de Europese Unie (dus haast élk dienstverlenend bedrijf) moet hieraan voldoen. Zo ook wij. Deze blogpost gaat daarmee eigenlijk over diezelfde popup die je vanaf vandaag ziet in onze app.

En ja: het is best wat leeswerk. Dit brengt een wetswijziging (blijkbaar) met zich mee. Tegelijkertijd zijn de wijzigingen niet al te schokkend – anders zou de AVG als wet vast niet geaccepteerd zijn. Ook zijn de praktische implicaties te overzien, omdat de “oude” Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens al best wel op de AVG leek. Goed, tot zover de introductie. Nu lichten we de wijzigingen stap voor stap toe.

 

Twee vernieuwde privacy policies: Smart.pr en Persfilter.nl

De Smart.pr app in enge zin is een CRM systeem waarin onze gebruikers de persoonsgegevens van hun eigen perscontacten kunnen verwerken. De Smart.pr privacy policy gaat dus slechts over de privacy van contacten die je als gebruiker zélf importeert of opslaat in dit CRM systeem. Ondanks dat we als bedrijf inhoudelijk niets met deze data te maken hebben, verplicht de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ons om hierop een gedegen privacybeleid te voeren. Download de Smart.pr privacy policy hier.

In deze situatie is een verwerkersovereenkomst nodig, omdat Smart.pr optreedt als “verwerker” (wij dienen er immers voor te zorgen dat de app werkt) en jij als gebruiker “verwerkingsverantwoordelijke” bent (je draagt de verantwoordelijkheid voor de persoonsgegevens en de acties die je hierop onderneemt). Hierover later meer…

Naast je eigen contacten kun je als gebruiker van Smart.pr ook de journalistendatabase Persfilter.nl gebruiken. Want in 2017 namen we afscheid van onze vroegere database en startten we Persfilter.nl om ook de journalist beter te bedienen. Omdat in Persfilter.nl contacten staan die je als gebruiker niet zelf beheert, is de AVG hier op een andere manier van toepassing. Nu we deze dataset langzaam verder invlechten in Smart.pr én de AVG steeds dichterbij komt, is het tijd voor een privacy policy die recht doet aan deze opzet. Want ondanks dat het CRM van Smart.pr volledig integreert met de journalistendatabase van Persfilter.nl, is er voor dit laatste product vanuit de AVG vanzelfsprekend een aparte privacy policy nodig. Deze privacy policy gaat over de privacy van de personen die in deze journalisten- en mediadatabase staan. De Persfilter.nl privacy policy is hier terug te vinden.

Als gebruiker draag je altijd zelf de verantwoordelijkheid voor je acties (of naar de AVG: “verwerkingen”) ten aanzien van deze Persfilter.nl contacten. Je blijft dus verwerkingsverantwoordelijke. Wij als bedrijf dragen echter ook verantwoordelijkheid, namelijk voor de persoonsgegevens zelf. Hier is dus sprake van een gedeelde verwerkingsverantwoordelijkheid en daarom is er naar de AVG geen verwerkersovereenkomst nodig.

 

Verwerkersovereenkomsten

Met de komst van de AVG, volgt ook de door deze wet verplicht gestelde “verwerkersovereenkomst”. De acceptatie hiervan door al onze gebruikers hebben we “lean” ingericht, namelijk via de eerder genoemde popup in de app. Deze verwerkersovereenkomsten komen bovenop de normale gebruikersovereenkomst van Smart.pr. Ze leggen de specifieke manier van werken vast wat betreft het gebruik en de verwerking van persoonsgegevens met de Smart.pr webapplicatie.

Zoals hierboven beschreven, heeft de verwerkersovereenkomst dus alleen betrekking op het gebruik van de Smart.pr app voor eigen contacten, vanwege de ongelijkheid die in dit geval bestaat tussen het verwerken van persoonsgegevens en de verantwoordelijkheid voor deze persoonsgegevens.

Voor het gebruik van de Persfilter.nl journalistendatabase geldt altijd een gedeelde verwerkingsverantwoordelijkheid (Engels: “Co-controllership“) en daarmee is er naar de AVG géén verwerkersovereenkomst nodig voor deze case.

 

Gebruiksvoorwaarden Smart.pr

Door de genoemde wijzigingen in de wetgeving en veranderingen in onze eigen journalistendatabase, veranderen ook de gebruiksvoorwaarden van Smart.pr. De meest significante wijzigingen in dit stuk hebben dan ook betrekking op artikelen 6 en 9. Dit zijn aanscherpingen wat betreft Persfilter.nl, privacy en (persoons-) gegevens.

Verder bleven de meeste artikelen uit de Gebruiksvoorwaarden ongewijzigd ten aanzien van de vorige versie. Dit zijn de artikelen 2, 3, 4, 7, 8, 11, 12 en 13. Kleine aanpassingen vonden plaats in de artikelen 1, 5, 10 en 14. De nieuwe gebruiksvoorwaarden van Smart.pr zijn hier terug te lezen.

 

Wat betekent dit voor jou als gebruiker?

Naar de AVG moet iedereen (persoon én organisatie) die omgaat met persoonsgegevens expliciet instemmen met de beschreven wijzigingen. Om deze reden verschijnt de popup dus in de applicatie. Deze melding wijst je op de geüpdate documenten. Vanzelfsprekend kun je al deze documenten downloaden en rustig doornemen. Ook kun je daarna je expliciete akkoord geven in de app zelf.

Let erop dat het in het begin nog mogelijk is om deze melding weg te klikken, maar dat dit per 30 april 2018 (ongeveer een maand voor ingang van de AVG) niet meer mogelijk is! Om dan alsnog verder te willen in Smart.pr, zul je de wijzigingen in de gebruiksvoorwaarden en beide privacy policies moeten accepteren. Op deze manier is er voldoende tijd vóór 25 mei 2018 om aan de AVG te voldoen – en heb je als Smart.pr gebruiker genoeg tijd om de nieuwe stukken door te nemen en te accepteren.

Tenslotte is het handig om te weten dat het dagelijkse gebruik van de app of de dataset niet of nauwelijks zullen wijzigen door de veranderingen in deze voorwaarden en privacy policies.

 

Vragen?

We hopen je met deze blogpost goed te hebben geïnformeerd over de wijzigingen in onze gebruiksvoorwaarden, privacy policies en verwerkersovereenkomst door de komst van de AVG. Mocht je hier alsnog vragen over hebben, laat het ons dan graag weten. Ons team staat voor je klaar. Veel dank!

<3

Team Smart.pr in samenwerking met Persfilter.nl

Blog