Samen werken aan die ultieme PR tool

Hieronder vind je een aantal cases van tevreden Smart.pr gebruikers. Aan de hand van diverse praktijkvoorbeelden vertellen zij over hun ervaringen.

CASE 1: WORLD HACKATHON DAY

PR 2.0: Hoe jij wél een publicatie krijgt

Public Relations. Is het een vak? Is het een skill? Geen idee, het enige dat Milou Turpijn weet, is dat het verkrijgen van ‘free publicity’ lastiger wordt. Journalisten ontvangen steeds meer persberichten waardoor het moeilijker is om op te vallen met een persbericht. Journalisten veranderen steeds vaker van baan waardoor perslijsten sneller verouderen. Hoe zorg je dan dat jouw publicatie wel geplaatst wordt?

Je moet om te beginnen een nieuwswaardig verhaal hebben en dit op een goede manier op papier hebben gezet. Maar zelfs met het perfecte persbericht is het nog een uitdaging om de juiste journalisten te bereiken.

Gouden tip
Het is natuurlijk te makkelijk om te zeggen dat je een goed persoonlijk netwerk moet hebben van persrelaties of dat je een duur PR bureau moet inhuren. Daarom hierbij een gouden tip om ervoor te zorgen dat jouw bericht wordt opgepakt: Smart.pr.

Rits aan journalisten
Smart.pr is een online applicatie met een database aan perscontacten. Je selecteert simpelweg het onderwerp waar jouw persbericht over gaat en krijgt vanzelf een rits met journalisten die geïnteresseerd zijn in dit onderwerp. Vervolgens kun je met de tool gemakkelijk het persbericht opmaken en deze versturen aan de eerder geselecteerde geadresseerde.

“Van BNR tot RTL, tal van journalisten toonden interesse en publiceerden over het event.”
Smart.pr gaat geheel met zijn tijd mee en faciliteert ook zogeheten Social persberichten. Dit zijn persberichten die je gemakkelijk via social media kan delen omdat ze via een URL toegankelijk zijn.

Ook is het mogelijk om vanuit de tool bij te houden of je persbericht bekeken wordt. Kortom: een gebruiksvriendelijke tool die een ieder in staat stelt om de juiste journalisten te bereiken.

Rood gloeiend
Ik heb zelf voor het organiseren van de World Hackathon Day de tool gebruikt en met het gewenste resultaat: de telefoon stond meteen rood gloeiend en er was veel pers aanwezig voor, tijdens en na het event. Er was zelfs zoveel pers dat de jonge initiatiefnemers, Jesse (17) en Araik (13) nauwelijks tijd hadden om te genieten van hun event. Van BNR tot RTL, tal van belangrijke journalisten toonden interesse en publiceerden over het event.

Meerwaarde
In het verleden heb ik MailChimp gebruikt om een event te promoten. De grote meerwaarde van Smart.pr zit (wat mij betreft) in de grote hoeveelheid journalisten die je gemakkelijk per onderwerp kan selecteren, waarvoor je zeker weet dat ze interesse hebben in datgene waar jij over schrijft. Ik ben erg benieuwd naar jullie ervaringen met tools voor persberichten en hoe jullie ervoor zorgen dat jullie persberichten worden opgepakt door de media. Discussiëren jullie met me mee?

Ga voor de publicatie van het originele artikel en voor eventuele reacties hierop naar het blog van Travconnect.

CASE 2: UPC NEDERLAND

“Always on the ball” met integratie Smart.pr en Clipit

Eerder deze maand gingen Smart.pr en Clipit een samenwerking aan. Ronald Sutmuller, Media Relations Manager van UPC, was de eerste om de integratie tussen beide tools te testen. De resultaten? “Deze koppeling geeft ons écht grip op de gelaagdheid van online nieuwsverspreiding. Van het persbericht dat we aan de journalist sturen tot aan de meningsvorming van de lezer. Een eye-opener.”

Door Ronald Sutmuller (voormalig UPC Nederland)

UPC had een belangrijke productaankondiging te doen (UPC MyPrime). Zoals vaker, zou alles in één keer live gaan, de productwebsite, de online marketingcampagne en social media. Ongelooflijk spannend natuurlijk. Het persbericht verspreidde UPC met Smart.pr. Daarnaast werd dit bericht ook nog specifiek gemonitord door Clipit, met de nieuwe integratie tussen beide systemen.

Ogenschijnlijk niets bijzonders
Wat er na de verspreiding gebeurde leek in eerste instantie niet bijzonder. Sutmuller: “We zagen dat het nieuws opgepikt werd door bronnen als Nu.nl en Telegraaf.nl. So far so good, dachten we.” Maar toen het nieuws doorsijpelde naar de bloggers en twitteraars, UPC’s directe klanten, toen gebeurde er iets speciaals.

“Waar we normaliter een algemeen sentiment monitoren, pikten we door deze koppeling heel snel een veel gerichter signaal op over onze productintroductie. Zo merkten we dat  er door de berichtgeving in de media bij sommige klanten verwarring ontstond over wat de dienst inhoudt. Dit terwijl de reactie van de klant op de aankondiging voor ons uiteraard cruciaal is.”

Direct ingrijpen
UPC merkte hierdoor al heel snel na verspreiding dat de boodschap voor de eindconsument verduidelijkt moest worden. Direct werd het webcare team van UPC ingeschakeld om helderheid te scheppen, werd de tekst op de UPC website aangepast en werden de “veelgestelde vragen” bijgewerkt. Sutmuller: “Deze vroege inzichten stelden ons in staat om zeer gericht en gecontroleerd in te grijpen om negatieve sentimenten en verwarring bij onze klanten te beperken.

We leerden letterlijk in no-time dat onze initiële boodschap moest worden toegelicht. We waren always on the ball. Onbetaalbaar voor een belangrijk mediamoment als dit.”

Controle en inzicht
De integratie gaf Sutmuller daarmee meer controle, een direct leereffect én een uniek inzicht in de gelaagdheid van nieuwsverspreiding. “Doordat je ziet welke journalist je bericht heeft geopend en wie heeft gepubliceerd, kun je je nieuws beter richten bij een volgend persbericht. Maar dat je nu ook direct inzicht hebt in hoe klanten reageren op je nieuws, dat geeft nieuwsverspreiding een hele nieuwe dimensie.”

“Het contact met onze klant was weer directer dan ooit. Onbetaalbaar voor een belangrijk mediamoment als dit.”


Win-win
Tenslotte was een groot voordeel van het directe bijsturen, dat er weer een dialoog met de klant ontstond, in plaats van alleen een eenzijdige boodschap. “Dit past helemaal in de tijdsgeest en de manier waarop wij met onze klanten omgaan,” aldus Sutmuller. “Een koppeling als deze maakt het contact tussen ons en de klant weer directer dan ooit. Daar winnen wij én de klant veel mee.”

 

Publicaties van het  artikel en  eventuele reacties hierop zijn onder meer te vinden op Emerce, Marketing Tribune en Communicatienieuws.

CASE 3: COOPR

Over vertrouwen en het collectieve geheugen van een PR bureau

COOPR en Smart.pr werken samen sinds 2008. Dit maakt het toonaangevende PR bureau feitelijk een klant van het eerste uur. Tijd voor reflectie dus. Wat valt er na al die tijd nog te zeggen? En zijn er herinneringen aan het pre-Smart.pr tijdperk? Jos Govaart, directeur-eigenaar van COOPR, vertelt over zijn ervaringen en die van zijn collega’s.

“Eigenlijk stond vanaf het begin maar één ding centraal: wederzijds vertrouwen”. Govaart vertelt. Hij weet nog goed hoe Smart.pr oprichter Martijn van Hoek destijds voor hun eerste ontmoeting duidelijk zijn best had gedaan. Zijn look kon nét door voor business casual, maar blond haar en rode ogen verraadden een leven op en in het water. Dat het onmogelijk was om géén inkijkje te nemen in zijn persoonlijke leven, liet ook zakelijk een blijvende indruk achter. En het product? “Ha! Er wás helemaal geen product. Martijn liet me een paar digitale schetsen zien, dat was alles op dat moment. Hij vroeg wat wij er van zouden vinden als hij en zijn partners dit zouden bouwen. Nou, dat vonden we wel wat!”

Wederzijds vertrouwen
Met dit vertrouwen op zak ging Van Hoek terug en de bouw van wat nu “Smart.pr 1.0” genoemd kan worden, begon. En het vertrouwen was wederzijds. Want ondanks Jos’ enthousiasme; samen met zijn compagnons was Van Hoek nog van niets zeker. Smart.pr begon op eigen kracht met het maken van software, op een zolder, met spaargeld, eigen financiering… Soms stiekem wat studiefinanciering. Zonder échte betalingsgaranties natuurlijk. Maar met vertrouwen. Vertrouwen in dat er in PR veel zaken slimmer en eenvoudiger konden. En in dat Smart.pr hiervoor de oplossing zou brengen.

Samen met mensen als René Quist (toen Erasmus Universiteit Rotterdam) en Daniëlle van Essen (Akvakabo FNV), had Govaart daarmee een sleutelrol bij de start van Smart.pr. Sterker, zonder het vertrouwen van deze mensen was Smart.pr er wellicht nooit geweest.

Outlook & Excel
Govaart weet nog dat COOPR, voordat het met Smart.pr werkte, Outlook en Excel gebruikte om hun mailings, PR processen en medialijsten te organiseren. Het stenen tijdperk als het om PR gaat. “Vóór Smart.pr? Tja. Soms voelt het zo intuïtief dat het lijkt alsof het er altijd al is geweest. Maar ik weet nog goed dat er in werkelijkheid vaak frustratie was. Met name over versieconflicten in Excel, verouderde medialijsten en het ontbreken van notities of een verzendhistorie bij journalisten en bloggers. Of frustratie over het versturen van mooi opgemaakte campagnes met bijlages. Het was onmogelijk. Er waren simpelweg niet de middelen om het goed te regelen. En zeker niet met een heel team en tientallen klanten.”

“Waar waren we de hele dag mee bezig?”
De directeur-eigenaar gaat verder: “Soms zie je wel eens foto’s of artikelen die een blik geven op kantoren vóór het e-mailtijdperk. Je denkt dan “Waar waren we in godsnaam de hele dag mee bezig?” Memo’s op je bureau, onnoemelijk veel vergaderingen, eindeloze verwarring over plaats, tijd, verantwoordelijkheid, taak of status. Nu is Smart.pr natuurlijk geen innovatie zoals e-mail of het internet. Maar in dat hele kleine ietsie pietsie hoekje van PR – dáár maakt Smart.pr het verschil. Je hoeft je tijd namelijk niet meer te verspillen aan zaken die niet tot de kern van je werk behoren.”

Het “Govaart-archief”
Soms wordt Govaart gevraagd om na te denken over hoe Smart.pr zijn bureau van dag tot dag eigenlijk verder helpt. Niet in de laatste plaats om een neutrale blik te geven aan een mogelijke toekomstige klant. Jos (zoals Govaart voor de meeste mensen door het leven gaat) is dan de beroerdste niet. Smart.pr kan voor haar marketing inmiddels zelfs putten uit het “Govaart-archief”: mails met bullet lists waarin de directeur-eigenaar belangeloos opsomt waarom COOPR klant is van Smart.pr. “Smart.pr werkt ook wanneer je op reis bent, je perslijsten zijn altijd up-to-date, je kunt een historie bijhouden van je contacten met journalisten en bloggers, je hebt geen kans op CC (in plaats van BCC) fouten, …” Haal adem Jos!

“Je hoeft je tijd niet meer te verspillen aan zaken die niet tot de kern van je werk behoren.”

Maar Govaart gaat verder. “Je hebt de mogelijkheid om mediapitches te personaliseren binnen eenzelfde campagne, kunt bijlages meesturen zonder dat mailboxen van journalisten te vol raken, de tool zorgt voor tijdwinst, de integraties met Clipit en Perspagina zijn ideaal, je bouwt met Smart.pr aan een collectief geheugen met je collega’s én je kunt zien wat het effect is van je campagnes. We zouden bij COOPR niet weten wat we zonder moesten!”

Take-away
Uiteraard, dit riekt naar “Wij van WC-Eend adviseren… WC-Eend”. Vergeef ons dat Smart.pr aan deze halve reclamecampagne van Govaart nauwelijks iets toe te voegen heeft. Behalve dan dat de belangrijkste take-away uit deze case misschien helemaal niet inhoudelijk is. Want net als PR zelf, gaat zaken doen volgens ons vaak om vertrouwen. Om sterke relaties. En tekenend voor de relatie tussen Smart.pr en COOPR, is de volgende anekdote.

Blanco contract
De situatie was dat na circa 5 jaar samenwerken, het toch wel zeer royale “klant-van-het-eerste-uur-tarief” van COOPR onhoudbaar werd in Smart.pr’s begroting. En ja, hoe vraag je dan één van je mooiste klanten om een passendere vergoeding? Om deze lastige situatie op te lossen, deden we een beroep op hetzelfde vertrouwen waarmee eigenlijk alles was begonnen. En we bedachten een haast filmische oplossing. We gaven Govaart namelijk een blanco contract. Met één opdracht. En deze opdracht luidde: “Vul bij het factuurbedrag in wat jij de tool waard vindt. Zonder verdere vragen zullen we dat bod blind accepteren”. Misschien een gok. Maar met de band die we tot dan toe samen al opgebouwd hadden, was het dat niet. Wij wisten gewoonweg dat Jos ons aanbod op waarde zou schatten.

De deal was dezelfde dag nog rond. En welk bedrag Govaart uiteindelijk invulde? Tja, ook dat is vertrouwelijk.

Meer weten

We beantwoorden uw vragen graag persoonlijk.
Na het invullen van dit formulier neemt één van onze medewerkers contact met u op.

Uw gegevens behandelen we uiteraard vertrouwelijk.