Zorg dat je persberichten aankomen – 6 tips om je e-mail deliverability te verbeteren

Hoe zorg je dat je persberichten daadwerkelijk de inbox van de ontvanger bereiken?

Als je een persbericht verstuurt wil je dat deze aankomt bij de beoogde ontvanger. Dit is zo logisch dat deze zin bijna absurd klinkt – maar gek genoeg denken public relations professionals niet altijd even goed na over e-mail deliverability. Als je daar als organisatie niet over nadenkt, kan het goed zijn dat een deel van je berichten de inbox van de journalist niet eens bereiken. Wij geven je vijf gouden tips om je reputatie en daarmee je e-mail deliverability hoog te houden.

1. Stuur niet naar mensen die nooit je persberichten openen

Wat is deliverability?

Met e-mail deliverability wordt een statistiek bedoeld die het percentage e-mails aangeeft dat de inbox van de ontvangers bereikt. De term wordt vooral gebruikt door mensen die grotere aantallen e-mails versturen, zoals marketeers, developers en dus ook PR mensen die persberichten versturen.

Wat is deliverability niet?

Het is iets anders dan de e-mail reputatie die Smart.pr of andere e-mail tools voor je bijhouden, al hebben deze dingen wel heel veel met elkaar te maken. Een goede e-mail reputatie zorgt voor een betere deliverability. Meer over e-mail reputatie lees je hier

Het is natuurlijk bijzonder verleidelijk om naar zoveel mogelijk mensen in je adresboek te sturen, in de hoop dat er toevallige treffers tussen zitten. Als je echter e-mails blijft sturen aan mensen die je berichten niet openen gaat je reputatie – en daarmee je deliverability – omlaag. Uit onderzoek blijkt dat als ontvangers je eerste tien berichten niet hebben geopend dat de kans is dat ze je elfde bericht wel openen minder dan 2% is. Na 14 berichten valt dat percentage naar 1%. (1)

2. Analyseer je deliverability met Postmaster Tools van Google

Google heeft een gratis tool ontwikkeld voor domeinen waar veel e-mail mee wordt gestuurd. De tool geeft je precies weer wat Google van de gezondheid, betrouwbaarheid en reputatie van je verzenddomein vindt. Het is ideaal als veel van de ontvangers van je e-mails Gmail-adressen zijn, maar kan uitstekend als indicatie van je algehele e-mail reputatie worden gebruikt. Het is zeker een aanrader om dit dus even te checken.

3. Personaliseer je content

In de meeste tools zitten manieren om je berichten te personaliseren – ook in Smart.pr uiteraard. Bij uitstek de beste manieren om je bericht te personaliseren blijven: onderzoek doen naar je ontvangers en het bouwen van een relatie met journalisten.

Door je goed in te lezen in de onderwerpen waar een journalist zich mee bezig houdt, des te beter kun je in je bericht inhaken op zijn of haar werk. Dit maakt je bericht een factor 10 relevanter voor de ontvanger, als het niet meer is. Op die manier bouw je ook aan een relatie, want je als je hulp en je informatie worden gewaardeerd zullen ontvangers veel meer geneigd zijn je volgende berichten ook te openen. En dat is natuurlijk goud voor je reputatie.

4. Ruim eens in de paar maanden je adresboek op

Het is niet de leukste klus – en we zien dat het nogal eens te lang blijft liggen bij onze klanten – maar daarom niet minder belangrijk: een opgeruimd adresboek is een van de geheime ingrediënten van een winnend PR-beleid. Een van de belangrijkste oorzaken van een verslechterde deliverability is nog steeds verouderde adressen in je adresboek. Achterstallig onderhoud dus.

Om het gedoe van één voor één je contacten na te lopen te versimpelen hebben wij een aantal slimme filters in Smart.pr gebouwd waarmee het klusje een fluitje van een cent is geworden – en eigenlijk zelfs leuk. Wil je hier meer over weten? Neem even contact op via het chat-icoontje rechtsonder. Je kunt binnenkort ook een stuk verwachten op deze blog over dit onderwerp.

5. Verifieer je verzenddomein en zorg voor whitelabeling

Door het verzenddomein van je organisatie of klantorganisatie te verifiëren – het deel van het e-mailadres waarmee je verzendt dat na de ‘@‘ komt – voorkom je misbruik van jouw domein. Door de verificatie voorkom je dat anderen misbruik maken van je verzenddomein door bijvoorbeeld spoofing wat desastreus is voor je deliverability. Binnen Smart.pr is verificatie van je domein verplicht. Lees hier meer over domeinverificatie binnen Smart.pr

Na het verifiëren is de volgende stap ‘whitelabeling’ van je domein. Hiermee bevestig je dat de tool die je gebruikt om je e-mail te versturen daadwerkelijk het recht heeft om van jouw domein gebruik te maken. Dit is goed voor de reputatie van jouw domein, voor de e-mailservers van de tool die je gebruikt en uiteindelijk natuurlijk voor je deliverability. Whitelabeling is een klusje waar je waarschijnlijk wat hulp voor nodig hebt van technische collega’s, maar binnen Smart.pr hebben we er alles aan gedaan om het proces zo simpel mogelijk te maken. Hier lees je meer over hoe dat bij ons is geregeld

6. Gebruik professionele tools

De beste PR tools begrijpen het belang van reputatie en deliverability en bieden functionaliteiten die helpen met de bovenstaande punten en meer. Het zou leuk moeten zijn om je adresboek op te ruimen, je verzenddomein verifiëren en whitelabelen zou een fluitje van een cent moeten zijn. Bovendien zou het personaliseren van je content zou vanzelfsprekend moeten zijn. Bovendien moeten de juiste tools aangereikt worden om onderzoek te doen naar het werk van de journalisten aan wie je persberichten stuurt. En zo kunnen we nog tientallen details noemen die het werk van een PR professional aangenamer maken terwijl ze de deliverability en reputatie van de organisatie vergroten.

In Smart.pr houden wij, net als veel andere e-mail tools, de reputatie bij van gebruikers. Wij hebben een ingewikkelde formule opgesteld aan de hand van onder andere het aantal soft en hard bounces, het aantal unsubscribes en nog veel meer. Hiermee berekenen we een score van 0 tot 100% die jouw reputatie aangeeft. We doen dit om onze klanten en onze eigen e-mail servers te behoeden voor een slechte reputatie en daarmee verminderde deliverability. Meer over je reputatiescore in Smart.pr lees je hier