Wat zet je in de begeleidende e-mail van je persbericht?

Door Bieke van Orten: oprichter van marketing, PR & content bureau Beex Branding

Wanneer je jouw persbericht hebt geschreven, is het tijd om deze klaar te zetten om te versturen. Maar hoe doe je dit nou op de beste manier? Waar moet je aan denken voor je op die send-knop drukt en, vooral belangrijk, wat zet je in de begeleidende tekst van deze e-mail? In dit artikel lees je 3 nuttige tips voordat je jouw persbericht uitstuurt.

1.   Onderwerp

Probeer het woord ‘persbericht’ te vermijden in de onderwerpregel van je mail. Niet omdat dat de lezer afschrikt (zie het Smart.pr onderzoek naar onderwerpregels), maar vanwege de beperkte ruimte. Wanneer ‘persbericht’ wél voorkomt in de orderwerpregel kan de titel, dat wat je juist wilt delen met de lezer, wegvallen. Mailprogramma’s laten namelijk slechts een aantal karakters zien in de voorvertoning. Daarom moet je deze ruimte optimaal benutten.

Het beste is om je titel kort en bondig (max. 10 woorden)  te houden. Vat jouw bericht in 1 zin samen. Ook is het goed om je titel antwoord te laten geven op de vragen wie, wat en waar. Probeer het maar eens!

 2.   Introductie

Wanneer de lezer heeft besloten om je e-mail te openen, is het belangrijk om een goede introductie te hebben. Hiervoor kan een gepersonaliseerde introductietekst goed werken. Deze ziet eruit zoals in een normale e-mail, dus zorg dat je hierin een persoonlijke aanhef gebruikt welke aansluit bij jouw relatie met deze persoon: Beste [naam], Hi [naam]. Hierna volgt de rest van jouw bericht.

De introductietekst is het moment om de lezer verder geïnteresseerd te laten raken in jouw persbericht. Maak de lezer nieuwsgierig, of stel een vrijblijvende vraag. Zorg ervoor dat de introductie vriendelijk en open blijft.

In de introductietekst kun je de lezer laten merken dat je hem/haar serieus neemt. Je kunt bijvoorbeeld terugverwijzen naar een vorige samenwerking, of je kunt vermelden dat je iets van die persoon hebt gelezen, gezien of gehoord, waarbij je refereert aan een bepaald artikel. Aan de hand hiervan kun je benoemen waarom je denkt dat het bericht dat jij nu verstuurt interessant kan zijn voor diegene.  

Als afsluiting van de introductietekst kun je je naam vermelden (bijvoorbeeld: ‘Met vriendelijke groet, (naam)’). Onder je naam kun je nog je functie vermelden en een telefoonnummer, zodat de lezer jou snel en makkelijk kan bereiken.

3.   Persbericht invoegen

Na de introductie is het tijd voor het persbericht! Niets is vervelender voor een journalist dan een PDF bestand te moeten downloaden, waar de tekst vervolgens niet makkelijk uit te knippen is. Zorg er dus voor dat je persbericht altijd als een tekst volgt onder je introductietekst.

Succes!