De 4 essentiële onderdelen van een press kit
Als PR-professional wil je journalisten zoveel mogelijk werk uit handen nemen. Voordat een verhaal gepubliceerd kan worden moet een journalist onderzoek doen. Hoe makkelijker je dit onderzoek maakt, hoe groter jouw publicatiekans. Een press kit helpt je hierbij.
Een goed gevulde press kit bespaart zowel jou als journalisten veel tijd. Als jij relevante informatie, foto’s en feiten bundelt op een centrale plek, hebben verslaggevers direct de informatie bij de hand die ze nodig hebben om tot een mooi verhaal te komen. Zo hoeven zij jou daar niet meer om te vragen. In dit artikel lees je wat een press kit is, wat er in moet zitten en hoe en waar je je press kit publiceert.
Wat is een press kit?
Een press kit is de verzamelplaats voor alle informatie over jouw organisatie die een journalist nodig heeft. Het streven is dat jouw press kit alle gegevens bevat die nodig zijn om een verhaal over jouw organisatie te publiceren, zonder dat diegene jou hoeft te spreken.
Vaak leeft bij PR nog de gedachte dat persoonlijk contact altijd beter is. Er zijn echter heel wat situaties denkbaar waarin het gunstig is terug te kunnen vallen op een bron die (vrijwel) alle vragen beantwoordt. Een press kit is altijd raadpleegbaar. Ook buiten kantooruren, of op momenten dat jouw telefoon de hele dag roodgloeiend staat en je slecht bereikbaar bent. En een nog belangrijkere reden: journalisten hebben ook niet altijd tijd én zin om achter informatie aan te bellen. Je wil de pers het werk altijd zo makkelijk mogelijk maken. Een goede press kit hoort daarbij.
Wat zit er in een press kit?
In een press kit verzamel je alle informatie die een journalist nodig kan hebben, als deze een verhaal over jouw organisatie schrijft. Zorg dat je press kit de volgende 4 onderdelen bevat:
1. Bedrijf
Beschrijf je organisatie in enkele zinnen. Waarom zijn jullie opgericht? Wat dragen jullie bij aan de wereld? En wat is jullie ambitie? Dit helpt journalisten jullie ‘waarom’ te ontdekken. Hiermee leg je een mooi fundament waarop de rest van je press kit voortbouwt.
Vermeld ook relevante feiten en cijfers. Hoe lang bestaan jullie al? Waar zijn jullie actief? En wat voor omzet draaien jullie? Een slimme selectie van relevante data geeft de journalist snel inzicht in waar jouw organisatie staat en helpt daarmee de rest van de press kit te duiden. Als jouw organisatie een jaarverslag publiceert, neem je dat natuurlijk ook op.
Ook is dit de plek om enkele medewerkers te introduceren. Een biografie van de directieleden, voorbeelden van eerdere mediaoptredens en een aantal quotes die direct te gebruiken zijn. Als je voor een grotere organisatie werkt en je experts in dienst hebt voor bepaalde onderwerpen, kun je hen kort introduceren en eventueel hun contactgegevens direct aanbieden. Op deze manier weten journalisten meteen wie ze kunnen benaderen als ze de diepte in willen gaan!
2. Beeld
Aantrekkelijk beeldmateriaal is een essentieel onderdeel van succesvolle persbenadering. Waar in printpublicaties niet elk artikel een begeleidende foto kreeg, is dit met de switch naar (vrijwel volledig) online een ander verhaal. Bij elk online artikel is ruimte voor mooi begeleidend beeld, zowel foto als video. Aan jou de taak om daar ruimschoots in te voorzien!
Wat voor beeld neem je zoal op in je press kit? Zorg voor een gevarieerd aanbod. Natuurlijk beeld van jullie producten en diensten, maar zeker ook van je medewerkers en kantoor.
Daarnaast wil je de journalist voorzien van je logo en ander branding materiaal, het liefst in verschillende opties qua kleur en vorm.
Het spreekt voor zich dat al je beeldmateriaal een hoge resolutie heeft en rechtenvrij te publiceren is. Vermeld in de bestandsnaam de naam van je organisatie en een omschrijving van de afbeelding. Zorg daarnaast voor voldoende foto’s in landscape-formaat. Dit is het meest gebruikte formaat bij publicaties.
3. Publiciteit
Goed voorbeeld doet goed volgen. Laat daarom zien wat er eerder over je organisatie is geschreven, welke prijzen jullie hebben gewonnen en wat voor persberichten jullie zoal verzenden. Als jouw organisatie eerder in de media is verschenen met mooie reportages of interviews is dit dé plek om die publicaties te delen.
Deel daarnaast ook (een selectie van) eerdere persberichten. Hiermee krijgen journalisten snel inzicht in jullie persbenadering, nieuwswaarde en de onderwerpen waar jouw organisatie zich mee profileert.
4. Contactinformatie, stijlgids & FAQ
Als het goed is heb je aardig wat werk gestopt in het verzamelen van relevante, interessante en mooie content voor je press kit. Zorg dat je aan de puntjes op de ‘i’ evenveel aandacht schenkt. Door jouw press kit professioneel, helder en informatief af te sluiten geef je journalisten het laatste zetje tot publicatie.
Allereerst zorg je dat alle belangrijke contactinformatie makkelijk vindbaar en overzichtelijk is. Zoals de algemene e-mailadressen, telefoonnummers, openingstijden en adressen. Daarnaast publiceer je van alle werknemers en beschikbare experts hun naam, een foto, persoonlijke contactgegevens en de dagen waarop zij bereikbaar zijn.
Ook een stijlgids is een welkome toevoeging. Deze helpt journalisten met spelling, afkortingen en het toepassen van de juiste zegswijze. Zo gebruikt de Johan Cruyff Foundation een Y als ze over de Cruyff Foundation (met hoofdletter F) spreken, maar aan een lange IJ wanneer ze de persoon Johan Cruijff noemen.
Daarnaast is een FAQ is een handig naslagwerk. Als communicatieverantwoordelijke weet je natuurlijk precies welke vragen het vaakst worden gesteld vanuit de pers. Door de meestvoorkomende vragen pro-actief te beantwoorden bespaar je jezelf en de journalist tijd. En daar is het tenslotte allemaal om te doen.
Waar publiceer je een press kit?
De tijden van logge, geprinte persmappen liggen gelukkig achter ons. Niet alleen is het fysiek verspreiden van zo’n joekel een heel gedoe, het up-to-date houden is al helemaal een crime. Gelukkig beschikken we tegenwoordig over een veel betere optie: digitaal.
Je digitale press kit kan twee vormen aannemen: een downloadbaar bestand (PDF/zip) of online.
Hoewel het handig kan zijn je press kit in bestandsvorm te hebben zodat je deze via mail kunt verzenden, gaat de voorkeur uit naar een online omgeving omdat je hier makkelijker informatie kunt aanpassen of toevoegen. Wil je toch een PDF? Overweeg dan een beknopte versie waarin je de belangrijkste onderdelen opneemt.
Op je website zijn de mogelijkheden eindeloos. Je kunt gaan voor een gelikte presentatie vol beeldmateriaal en effecten, een sobere opsomming en alles daar tussenin. Waar je ook voor kiest, zorg dat alle informatie snel en makkelijk te vinden is. Dat is het hele idee van een press kit.